Assistant administratif et comptable (h/f) - Aubervilliers

RATTACHEMENT
Direction des Services Techniques

MISSION
L'assistant administratif et comptable recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Direction. Il assure le traitement comptable des dépenses et recettes courantes.

ACTIVITÉS

Vous assurez le traitement des dossiers et la saisie des documents. Vous prenez des notes et mettez en forme tous types de courriers. De ce fait, vous recevez filtrez et réorientez les courriers électroniques, saisissez des documents de formes et de contenus divers, gérez et actualisez une base d'informations.

Vous participez également à la recherche d'informations, notamment réglementaires et vérifiez la validité des informations traitées. Vous devrez être à même à utiliser les outils informatiques et les logiciels de gestion.

Vous rédigerez des documents administratifs et des comptes rendus de réunions, tout en tenant à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires.

Vous aurez à charge d'accueillir en physique et au téléphone ainsi que de recevoir et orienter les demandes.
Il vous faudra également rechercher et diffuser des informations ainsi que hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité. Vous serez également en charge de la gestion de l'information, du classement et de l'archivage de documents. Vous planifiez, suivez et gérez les agendas de l'équipe ainsi que leurs rendez-vous. Vous renseignez également des tableaux de suivi des activités du service et assurez l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.) La connaissance et la gestion des logiciels et des progiciels









Vous aurez à charge une partie de la gestion administrative et budgétaire. En ce sens,
vous participez au volet administratif sur la passation des marchés publics, à l'élaboration du budget de la Direction et suivre son exécution budgétaire et comptable (gestion des bons de commande, traitement de la facturation...)
et vous tenez à jour des tableaux de bords de suivi des engagements et réalisations ainsi que les tableaux de bord comptables et financiers.


CONNAISSANCES ET CAPACITÉS
* Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures administratives
* Notions sur les marchés publics et en comptabilité publique
* Techniques de recherche documentaire et de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
* Maitrise d'outils informatiques et logiciels de gestion