Assistant administratif et juridique en scolarité H/F
Référence : 2024-1725864
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Ecole Nationale Supérieure d'Arts et Métiers (ENSAM)
ENSAM - Localisation : Campus de Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
1/ Missions
L’assistant juridique et administratif en scolarité sera en charge de :
- Gérer la partie administrative liée aux diplômes et à l'organisation des conseils de l'école (CEVE).
- Gérer la partie juridique du service formation initiale
- Agir en tant que référent handicap, pour assurer la coordination et l'accompagnement des étudiants en situation de handicap
2/ Activités
Il/elle aura pour activités :
Mission juridique :
- Veille juridique active : Assurer une veille juridique continue dans le domaine des diplômes et plus largement de la formation initiale, en analysant et synthétisant les informations pour une diffusion interne
- Amélioration continue : Proposer des améliorations des procédures internes en lien avec la veille juridique. Participer à la mise en qualité des données produites dans l’ERP.
- Conformité des procédures et documents : Veiller à la conformité légale et réglementaire des procédures et documents, en veillant à leur mise à jour régulière.
Mission administrative :
- Organisation des conseils de l'école :
o Gestion des élections : Organiser les élections des représentants étudiants et du personnel, depuis l’appel à candidatures jusqu'à la gestion des résultats.
o Définition du calendrier du CEVE : Planifier le calendrier des réunions du CEVE (Conseil des Études et de la Vie Étudiante), en lien avec les autres instances de l’Ecole.
o Gestion des convocations au CEVE : Préparer et envoyer les convocations aux membres du conseil.
o Transmission des documents du CEVE : Rédiger et transmettre l'ordre du jour et les documents nécessaires à la réunion en amont.
o Participation aux réunions du CEVE et coordination des correspondants PGE : Participer aux réunions en tant que secrétaire de séance, en prenant des notes et en veillant au bon déroulement des échanges et en rédigeant un compte-rendu.
- Gestion des diplômes :
o Gérer le processus physique et/ou numérique des diplômes en relation avec le rectorat.
o Déposer et récupérer, si nécessaire, les diplômes au rectorat avec remise d’un PV contradictoire.
- Organisation des signatures : Coordonner les signatures internes et externes pour les documents administratifs.
3/ Référent handicap :
- Être le point de contact pour les étudiants en situation de handicap et veiller à l'accessibilité des formations.
- Coordonner les aménagements nécessaires en fonction des besoins spécifiques des étudiants.
- Participer aux réunions des réseaux nationaux dédiés au handicap dans l'enseignement supérieur.
Profil recherché
1/ Profil
Nous privilégions un profil proactif et polyvalent, capable de contribuer activement aux réflexions collectives et de prendre le relais en soutien des équipes en cas de besoin, afin de maintenir une continuité de service fluide et efficace.
Cette proactivité doit également se traduire par une participation active au processus d’amélioration continue du service et de la formation.
L’ENSAM mène une politique active pour soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés.
Nous encourageons les candidatures issues de profils variés et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
2/ Compétences
- Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur
- Maîtrise des outils bureautiques (Office 365, Teams)
- Excellentes compétences rédactionnelles
- Connaissance de l’applicatif AURION
- Aptitude à rédiger des réponses aux recours et à préparer des conventions basées sur des modèles prédéfinis
3/ Qualités
- Discrétion, rigueur, efficacité, avec un sens aigu de l’organisation et des priorités
- Excellentes qualités relationnelles
- Capable de travailler en équipe et de manière autonome
- Capacité à rendre compte des difficultés rencontrées et à s’impliquer activement dans les dossiers
4/ Diplôme
- Licence en droit administratif ou équivalent
5/ Informations complémentaires
- Localisation : Direction Générale- Paris 13ème
- Certaines missions nécessitent une présence physique sur le lieu de travail
- Des déplacements ponctuels sont à prévoir dans Paris intramuros
- Poste disponible au 01/12/2024
- Unité d’affectation : Service formation initiale
- Emploi de catégorie : B
- Type de contrat : Poste ouvert aux titulaires et contractuels
- Durée du contrat : CDD 36 mois
- Quotité de travail : 100%
- Poste-type de rattachement : Gestionnaire administratif des formations
- Statut du poste : susceptible d’être vacant
- Télétravail : Possible 2 à 3 jours par semaine
6/ Candidature : CV et lettre de motivation à envoyer par mail à :
Jérôme VIROLLE- Responsable de la formation initiale - Jerome.virolle@ensam.eu
7/ Des questions RH ? Une seule adresse : Jecandidate@ensam.eu
Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Depuis sa création en 1780, l’Ecole Nationale Supérieure Arts et Métiers s’attache à répondre aux défis industriels et aux enjeux sociétaux, en constante évolution.
Etablissement public scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) sous tutelle unique du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, il est composé de huit campus et de trois instituts répartis sur le territoire.
Sa première mission : Former des ingénieurs capables de concevoir des produits et systèmes respectueux de l’environnement, mais aussi de contrôler une organisation industrielle en maîtrisant les risques et les coûts.
Descriptif du service
La direction des formations, au sein de la direction générale adjointe en charge des formations (DGA-F), a pour mission le pilotage des formations nationales (programme grande école Arts et Métiers ParisTech -PGE, programme Bachelor de Technologie – PBT, programme national de Master - PNM), du recrutement jusqu’à la délivrance du diplôme, et la coordination des formations locales (programmes d’ingénieur de spécialité – PIS, programmes de bachelor de spécialité).
Elle a également la responsabilité de la gestion et du suivi des parcours externes, nationaux et internationaux, des étudiants en mobilité et des aides financières aux étudiants.
La direction des formations est constituée de 2 services :
- Le service scolarité et qualité des formations
- Le service développement international des formations
Le poste d’Assistant juridique et administratif est placé au sein du service de la formation-initiale.
À propos de l'offre
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1/ Avantages liés au poste
Rejoindre l’Ensam, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon votre rythme de travail, jusqu’à 50 jours de congés dès la première année
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
- Participation aux frais de transports en commun à hauteur de 75%
- Forfait mobilité durable
- Des offres de restauration, loisirs, sport et culture
2/ Vos données personnelles
L’ENSAM traite vos données personnelles en conformité avec le RGPD et la loi informatique et libertés.
Ce traitement s’effectue aux fins de gestion de votre candidature et d’évaluation de vos compétences au regard du poste/du stage pour lequel vous candidatez.
Pour tout exercice de droits sur vos données personnelles, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de l’ENSAM à l’adresse dpo@ensam.eu
Pour connaitre de manière exhaustive les données collectées par l’ENSAM et les modalités de traitement de vos données, vous pouvez consulter la politique de protection des données personnelles de l’ENSAM y afférente ICI.
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/12/2024
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Gestionnaire de scolarité
