Assistant administratif et juridique (F/H)

En qualité d’assistant administratif et juridique (F/H), la mission principale est d’intervenir en appui de l’instruction de dossiers juridiques et contentieux et d’assurer le secrétariat des instances.

Activités principales

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
• Assurer le lien régulier avec les tutelles ( Ministère, Rectorat) et partenaires institutionnels.
• Assurer la gestion et le suivi des courriers, des documents en signature suivant les délégations, des parapheurs et de la messagerie Direction ;
• Assurer la gestion administrative et financière de la direction générale : gestion des bons de commande via SIFAC, suivi des dépenses, émission des ordres de missions, aide à l’organisation de manifestations institutionnelles de la Direction ;
• Assurer le secrétariat des instances instruites par la Direction (Conseil d’Administration, Section permanente, Comité de Direction) : rédaction et envoi des convocations, ordres du jour et notes correspondantes, suivi des participants, rédaction des comptes rendus, suivi administratif en lien avec les institutions de tutelle… ;
• Coordonner et assurer la gestion administrative des sections disciplinaires pour les usagers et personnels enseignants et enseignants chercheurs en lien avec les présidents de séances ;
• Assurer la bonne tenue des différentes élections ;
• Participer à l’élaboration et au contrôle des marchés publics avec les services prescripteurs (préparation et rédaction des pièces administratives nécessaires/Publication/ouverture des plis/ suivi de l’exécution du marché…) ;
• Gérer une documentation juridique et effectuer des recherches documentaires ;
• Assurer une veille réglementaire ;