Assistant administratif (f/h) - réf. DADP-CDI-2024-05
Référence : 2024-1777047
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Santé Publique France
- Localisation : 24 rue du Vieux Marché aux vins - 67000 STRASBOURG
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Type de contrat : CDI de droit public à temps incomplet (50%)
Missions :
Placé.e sous l’autorité du responsable de pôle, il/elle l’assiste dans l’organisation matérielle du pôle et la gestion administrative de l’activité du pôle. Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes liées à son fonctionnement.
Activités générales :
Gestion administrative et financière
- Pour les documents relevant directement de leur activité ou ceux confiés par le responsable de pôle, concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l'archivage numérique des documents.
- Suivre la vie des processus de gestion administrative et financière au sein du pôle.
Office management
- Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet).
- Assurer la transmission des informations auprès des agents écoutants et remonter les informations auprès du responsable de pôle et de la direction.
- Organiser l’agenda, les rendez-vous.
- Vérifier les courriers mis à la signature en veillant à l’application de la charte graphique de l’établissement et des règles administratives.
- Organiser et assurer le suivi des commandes de matériels et de fournitures à la demande du responsable de pôle via le logiciel Qualiac.
Soutien au métier
- Gérer le processus de déplacements des agents du pôle.
- Préparer et organiser les réunions (convocations, dossier préparatoire, envoi des invitations).
- Rédiger les synthèses et comptes rendus de réunions.
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe.
Activités spécifiques :
Gestion administrative du pôle
- Apporter un soutien administratif à l’activité.
- Assurer le suivi des prestations liées au fonctionnement du pôle en lien avec les services généraux et la DSI.
- Assurer le suivi de l’exécution des dépenses budgétaires et la vérification des factures.
- Assurer toute autre tâche administrative à la demande de la direction ou du responsable de pôle.
Gestion administrative de l’activité et des agents
- Organiser et suivre les plannings d’activité.
- Gérer les remplacements et l’attribution des tranches d’activité aux vacataires.
- Préparer les variables de paie.
- Constituer les dossiers administratifs individuels.
- Renseigner les fichiers de suivi de l’activité.
- Assurer la coordination des informations avec la direction et la DRH (contrat, paye, formation, médecine de prévention).
Consulter le profil de poste complet sur le site internet de Santé publique France
Profil recherché
- A partir de bac
- Expérience professionnelle similaire de 2 ans souhaitée
Compétences :
- Savoir actualiser ses connaissances
- Savoir planifier
- Maîtriser les outils de suivi (tableaux de bords)
- Savoir rédiger des documents administratifs de qualité
- Savoir rédiger des documents à usage interne (notes, comptes rendus)
- Mettre en forme, exploiter et interpréter des données chiffrées
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Rigueur et organisation
Aptitudes :
- Sens du service public
- Sens du service et du contact
- Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Communication orale et écrite
- Diplomatie
- Savoir rendre compte
- Capacité à travailler en équipe
- Savoir orienter les collaborateurs
- Sens de la hiérarchie et du respect du cadre
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- Sur le poste : Frédéric Witz, responsable du pôle de Strasbourg – tél : 03 88 22 74 88
- Sur le recrutement : MC Morel, Chargée du recrutement à la DRH – tél : 01 41 79 68 28
Qui sommes-nous ?
Santé publique France est l’agence nationale de santé publique française. Etablissement public de l’Etat sous tutelle du ministre chargé de la santé, créé par l’ordonnance 2016-246 du 15 avril 2016, elle intervient au service de la santé des populations. Agence scientifique et d’expertise du champ sanitaire, elle a pour missions :
1° L'observation épidémiologique et la surveillance de l'état de santé des populations ;
2° La veille sur les risques sanitaires menaçant les populations ;
3° La promotion de la santé et la réduction des risques pour la santé ;
4° Le développement de la prévention et de l'éducation pour la santé ;
5° La préparation et la réponse aux menaces, alertes et crises sanitaires ;
6° Le lancement de l'alerte sanitaire.
L’agence est organisée autour de quatre conseils (Conseil d’Administration, Conseil scientifique, Comité d’Ethique et de Déontologie et Comité d’orientation et de dialogue), de directions scientifiques et transversales, et de directions assurant le support et le soutien à l’activité. Elle dispose d’implantations régionales (Cellules régionales) auprès des agences régionales de la santé.
Descriptif du service
Suite présentation de l'agence :
Son programme de travail, arrêté par son Conseil d’administration, s’articule autour de 6 enjeux : Anticipation, préparation et réponse aux menaces de santé publique, dont les épidémies ; Numérique en santé publique ; Santé environnementale, changement climatique et environnement de travail ; Fardeau des maladies et de leurs déterminants, efficacité des interventions et retour sur investissement de la prévention ; Stratégie de prévention, marketing social et approche par populations ; Inégalités sociales, vulnérabilités territoriales.
Affectation :
La Direction de l’aide et de la diffusion au public regroupe les services de Santé publique France qui sont en prise directe avec les publics, grand public comme professionnels : personne recherchant une information ou une aide sur une question de santé, clients de notre service diffusion (professionnels, particuliers, acteurs de terrain…).
Les missions de la direction sont d’une part, la gestion du service national d’aide à distance sur les drogues et les dépendances et, d’autre part, la structuration de l’offre de service aux publics en matière d’aide à distance en santé mais également d’impression et de diffusion.
À propos de l'offre
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Type de contrat : CDI de droit public à temps incomplet (50%)
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Vacant à partir du 01/04/2025
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Secrétaire
