Assistant Administratif Gestion des personnels H/F
Référence : 2024-1608048
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
GIP - FCIP Académie de Lille
Groupement d'Intérêt Public Formation Continue Insertion Professionnel (GIP FCIP) - Localisation : GIP FCIP Siège - Lille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Nous recherchons un Assistant Administratif H/F pour rejoindre notre équipe.
L’une de vos missions principales sera d’être support du suivi administratif de la gestion du personnel.
Vous serez donc chargé de contribuer à la mise à jour des dossiers administratifs de l’ensemble des agents.
Pour cela, il vous faudra réunir les documents nécessaires à la constitution du dossier d’embauche.
Vous serez également amené à préparer les éléments d’une analyse ou d’une recherche incombant au service, classer (numéroter les pièces, établir un sommaire) et archiver les documents (papier et numérique).
Vous préparerez les parapheurs et documents relatifs aux dossiers gérés par les agents du SGP.
De plus, vous assisterez la cheffe de service.
Vous devrez mettre en forme et valoriser des supports écrits, contribuez aux actions de communication interne et externe, organiser des réunions et préparer les comptes-rendus, gérer les calendriers et gérer les relances et suivis (téléphoniques, courriels, courriers).
En parallèle de ces missions, il vous faudra contribuer au système de management de la qualité (SMQ – EDUFORM).
Ainsi, vous avez la charge de faire respecter les procédures qualité du service. Pour cela, vous serez amené à relever les non-conformités en vue d’alimenter le plan d’amélioration du SMQ.
Cette offre vous offre l'opportunité de jouer un rôle clé dans la mise en œuvre du suivi et de la gestion des personnels et de contribuer activement au suivi des dossiers des agents.
Profil recherché
Nous recherchons un candidat possédant une formation Bac à Bac+2 ainsi qu'une expérience professionnelle dans un poste similaire.
Vos connaissances couvrent le fonctionnement global du système éducatif, ainsi que celui de la formation professionnelle.
Vous possédez des connaissances générales en ressources humaines, et vous maîtrisez les techniques de communication écrite et orale.
Vous êtes capable de mettre en œuvre des procédures et des règles. Vous savez utiliser les outils bureautiques, les applications numériques (SIRH) et gérer les bases de données.
De plus, vous aimez travailler en équipe et vous savez rendre compte.
Votre sens du service, votre rigueur, votre adaptabilité et votre disponibilité feront de vous un excellent interlocuteur auprès de nos agents et de nos partenaires.
Vous êtes réactif face à des demandes écrites ou verbales, et vous avez la capacité d'écouter votre interlocuteur, d'analyser sa demande et de la comprendre. De plus, vous êtes en mesure de proposer des solutions adaptées aux besoins des agents.
La maîtrise des outils bureautiques est indispensable.
Vous possédez un sens aigu de l’organisation, de l'analyse et êtes capable de synthétiser les informations. Vous faites preuve d'initiative et vous avez de bonnes aptitudes relationnelles. Votre capacité d'écoute, ainsi que votre discrétion, sont des atouts importants.
Si vous souhaitez mettre à profit votre expertise, nous serions ravis de recevoir votre candidature.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Ressources humaines, gestion du personnel, gestion de l'emploi
Compétences attendues
Utiliser les outils bureautiques et gérer les bases de données
Sens de l'organisation
Sens du relationnel
Confidentialité
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Les GIP FCIP, constitués dans les académies à partir de 2002, ont pour objet une coopération dans les champs de la Formation Continue des Adultes, de l’Apprentissage, de la Validation des Acquis, de la mobilité européenne, de l’insertion professionnelle… Outils de coopération et de gestion, les GIP FCIP permettent aux académies d’intervenir au titre des programmes structurels de l’Union Européenne, en déclinaison des politiques publiques d’éducation et de formation tout au long de la vie et de répondre à la commande publique régionale et privée de formation professionnelle.
Il a pour objet la mise en œuvre d’un ensemble de services concourant à l’éducation et à la formation tout au long de la vie. Il est au service des Hommes, des organisations et des territoires et accompagne les mutations économiques et sociales dans la région Nord-Pas.de.Calais.
Il a des missions de coordination et de gestion de projets, de formation, d’ingénierie-conseil, d’évaluation de dispositifs. Il exerce son activité en direction de nombreux interlocuteurs publics et privés.
En appui du rectorat de Lille, il assure le portage de projets éducatifs relatifs à la formation et à l’insertion des jeunes, notamment ceux bénéficiant d’un co-financement européen.
Le GIP-FCIP pilote et organise la formation de près de 7000 apprentis grâce à un Centre de Formation d’Apprentis académique (CFA) lui-même appuyé sur 60 Unités de Formation par Apprentissage (UFA) déployées sur l’ensemble du territoire.
Descriptif du service
Le Département Gestion des personnels assure le traitement et la gestion des agents en matière de gestion des ressources humaines pour la réalisation des actes administratifs dans le respect des règles, des techniques et des procédures.
Composé de 16 personnes, le Département Gestion des Personnels, dont fait partie le service du personnel (5 personnes), assure la paie et l’administration du personnel dans le respect des règles, des techniques et procédures en vigueur. Il assure la gestion administrative de plus de 400 agents, siège et hors siège, auxquels s’ajoutent d’autres catégories d’agents gérés partiellement par le département et un volume de plusieurs milliers de vacataires.
Placé sous l’autorité de la Cheffe de service Gestion des Personnels, l’assistant administratif réalise les tâches administratives qui découlent des dossiers gérés par les autres agents du service. Il assure également un suivi des boîtes électroniques génériques, prépare les dossiers et a la charge de l’archivage. L’assistant administratif est positionné en tant qu’agent polyvalent au sein du service.
À propos de l'offre
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En tant que salarié du GIP FCIP, vous bénéficiez :
- de titres restauration
- d'un accès au CNAS dès 6 mois d'ancienneté- d'une participation à hauteur de 75% de l'abonnement de transport en commun
- de la possibilité de télétravailler après 2 mois de présence -
Le poste est ouvert :
- Aux titulaires de catégorie C par voie de détachement ou de mise à disposition renouvelable annuellement
- Aux salariés contractuels sous la forme d’un CDD renouvelable.
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Vacant à partir du 01/09/2024
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
