Assistant administratif (h/f) - Ivry-sur-Seine
Référence : O094241104000532
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Ivry-sur-Seine
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Champs d'intervention : Sous la responsabilité du/de la directeur.rice de la santé, l'assistant.e administratif.ive est le/la premier.ère interlocuteur.trice des collaborateurs internes ou externes de la direction. Il/elle maîtrise le mode de fonctionnement de l'environnement territorial. Collaborateur.rice direct.e du/ de la directeur.rice et des médecins directeurs.rice, il/elle est chargé.e de les assister dans la gestion et l'organisation administrative de la direction et est en capacité de préparer, collaborer, prendre en charge des dossiers. Il/elle facilite le travail interne de la direction et le travail transversal au sein des services et de la collectivité. La diversité des questions traitées, des outils utilisés et des interlocuteurs rend ses capacités d'adaptation indispensables.
Assure l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes/externes
- Suit le courrier et veille aux échéances
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- Prend en charge la réponse à certaines demandes internes/externes
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- Assure le suivi administratif des dossiers en cours
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- Gère l'agenda et établit des plannings de travail
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- Assure la préparation, rédaction et le suivi des délibérations de la direction
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- Veille au respect des règles et à la discrétion nécessaire au domaine d'activité
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- Participe à la diffusion d'informations aux interlocuteurs
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- Assure le classement des dossiers électronique ou papier...
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B
Participation à l'organisation de la direction
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- Veille à la diffusion au sein de la direction et auprès des chefs de service des informations transversales, générales ou spécifiques
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- Transmet des instructions de travail, des informations nécessaires à la gestion et réalisation de dossier en interne et en externe
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- Rappelle, informe et veille à l'application des règles et procédures internes
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- Organise le suivi des réunions et établit les comptes-rendus
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- Assure le suivi des présences et des absences des agent.e.s de la direction et des responsables de service
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- Veille à la gestion des délais relatifs aux validations
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- Assure l'organisation des tâches pour la continuité des missions lors des absences
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C
Participation aux missions et dossiers portés par la direction
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- Est le référent pour certains dossiers
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- Aide à la préparation et au suivi des dossiers en lien avec le/la directeur.rice et les médecins directeurs.rices
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- Assure le suivi des décisions des différentes instances
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- Collabore à la construction d'outils tel que le projet de direction et les projets de service
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Profil recherché
Connaissance et maîtrise du fonctionnement des collectivités locales
Connaissance de l'environnement juridique et financier des collectivités
Maîtrise des outils bureautiques
Capacités rédactionnelles
Capacité de synthèse
Diplomatie
Esprit d'initiative et autonomie
Discrétion professionnelle,
Esprit d'équipe,
Pédagogie,
Capacité d'adaptation,
Rigueur et organisation
Qui sommes-nous ?
Ville plurielle, solidaire et dynamique, située aux portes de la capitale sur un territoire en pleine mutation urbaine, desservie par la ligne 7 du métro et la ligne C du RER, Ivry-sur-Seine offre une diversité de services à ses 64 000 habitant·e·s. Incarnée par 1850 agent·e·s, son administration propose plus de 180 métiers, plaçant ainsi la compétence au cur de ses actions. Un attachement particulier est accordé aux valeurs de vivre ensemble et à un service public de proximité porteur de sens, traduit par le projet 100 % service public ivryen et son indispensable triptyque administration, élu·e·s et habitant·es. N'attendez plus, rejoignez-nous !
À propos de l'offre
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Rejoignez Ivry-sur-Seine !
Postulez en ligne ou adressez votre CV et votre lettre de motivation à courrier@ivry94.fr. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 03/01/2025
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Assistante / Assistant de direction
