Assistant Administratif (H/F) - Syndicat mixte des ports de Seine-Maritime

Placé(e) sous l'autorité de la DAF et en lien étroit avec la Directrice Générale, l'équipe de Direction et les agents, les membres et les partenaires du syndicat mixte vous assurez la gestion administrative, participez à la gestion courante des ressources humaines et assurez le fonctionnement des instances du syndicat mixte.

Missions principales :

Assure la gestion administrative du syndicat :
- Organise et assure le secrétariat du syndicat (accueil physique et téléphonique, enregistrement courrier, affranchissement, archivage/classement dans dossiers et réseau informatique, etc.) ;
- Rédige des courriers ;
- Gère et actualise la base de données des contacts ;
- Participe au bon fonctionnement courant du syndicat (commande matériels/fournitures/cartes carburant, péages)
- Participe au suivi des tableaux de bord/indicateurs et des procédures inhérentes à ses dossiers

Participe à la gestion courante des ressources humaines :
- Fait le suivi des demandes de congés et des tableaux des congés
- Traite les remboursements de frais de déplacements
- Gère les visites médicales (inscription)
- Gère les demandes de formation (inscription, attestations, ordre de mission)

Assure le fonctionnement des projets du syndicat :
- Gère et organise le planning des réunions/agendas ;
- Gère l'organisation des réunions (réservation salles, invitations, convocations, inscriptions, relances, préparation des supports - impression, reliure, feuille d'émargement, matériel, compte-rendu, etc.)

Assure le fonctionnement des instances du syndicat :
- Organise le bon fonctionnement institutionnel (envoi des convocations, rédaction des comptes-rendus, ...) des réunions du Comité Syndical, du bureau, de la CAO, des différentes commissions

Aide à l'exécution du budget du syndicat :
- Aide à la gestion financière (création mandats, titres)

Participe au montage juridique, administratif et financier des actes et projets du syndicat :
- Participe à l'élaboration et la mise en ½uvre des conventions, contrats et marchés du syndicat

Assure les relations avec les partenaires en lien avec ses compétences (Préfecture, trésorerie, DRFIP, centre de gestion, ...)

Moyens mis à disposition :
- logiciels spécifiques BERGER-LEVRAULT (comptabilité, ...), Internet
- matériel bureautique et logistique nécessaire à l'accomplissement des missions


Spécifications du poste :
- Pics d'activités liés aux projets de la collectivité
- Devoir de réserve

Relations internes et externes
Internes :
- Transmission des directives du directeur aux agents
- Echange d'informations avec l'équipe technique sur le suivi des dossiers
Externes :
- Coopération avec les partenaires publics (intercommunalités, communes, Préfecture, Sous-préfecture, Trésorerie, DDTM, Centre De Gestion, ...)