Assistant Administratif H/F Administration Générale - Apprentissage
Référence : 2024-1704749
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
GIP - FCIP Académie de Lille
Groupement d'Intérêt Public Formation Continue Insertion Professionnelle (GIP FCIP) - Localisation : GIP FCIP Siège - Lille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Nous recherchons un Assistant Administratif H/F dédié à l’apprentissage pour rejoindre notre équipe.
L’une de vos missions principales sera d’assurer la gestion administrative du service, notamment la logistique liée aux visites du directeur et de la direction dans les UFA.
Vous serez donc chargé d’assurer les activités de secrétariat du directeur portant sur l’apprentissage en lien avec la cheffe de service de l’Administration Générale.
Pour cela, vous serez chargé des missions suivantes :
- Assurer l’accueil téléphonique
- Traiter le courrier entrant et sortant
- Gérer l’adresse générique Direction CFA du Département Apprentissage
- Gérer les agendas, les plannings des visites en UFA organisée par le département apprentissage.
- Préparer, traiter et suivre les dossiers administratifs confiés
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative
- Rédiger, saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire, les diffuser
- Assurer la logistique des réunions : réservation des salles, élaboration de diaporama et rédiger des comptes rendus, relevés de conclusion (conseil de perfectionnement, CAVA, réunions internes de la direction et du département apprentissage)
- Aider ponctuellement à la préparation, au traitement et au suivi des dossiers administratifs en lien avec le Département Apprentissage
De plus, vous serez chargé du suivi des espaces collaboratifs en lien avec l’apprentissage et le GIP FCIP de Lille notamment de déposer des documents dans DIALUFA, les espace conventions…
Enfin, en parallèle de ces missions, il vous faudra contribuer au système de management de la qualité (SMQ – EDUFORM).
Ainsi, vous avez la charge de faire respecter les procédures qualité du service. Pour cela, vous serez amené à relever les non-conformités en vue d’alimenter le plan d’amélioration du SMQ.
Cette offre vous offre l'opportunité de jouer un rôle clé dans la mise en œuvre de la logistique liée aux visites du directeur et de la direction dans les UFA et de contribuer à la diffusion des communications à destination des UFA sur les différents canaux dédiés.
Profil recherché
Nous recherchons un candidat possédant une formation Bac+2 à Bac+3 dans le tertiaire ainsi qu'une expérience professionnelle confirmé dans un poste similaire.
Vos connaissances couvrent le fonctionnement global du système éducatif, ainsi que celui de la formation initiale et continue.
Vous possédez des connaissances réglementaires et techniques du domaine, et vous maîtrisez les techniques de communication écrite et orale.
Vous êtes capable de mettre en œuvre des procédures et des règles. Vous savez utiliser les outils bureautiques, les logiciels et gérer les bases de données.
Vous êtes capable d’apporter des réponses à des besoins spécifiques et vous faites preuve d’aisance rédactionnelle.
De plus, vous aimez travailler en équipe et vous savez rendre compte.
Votre sens du service, votre rigueur, votre adaptabilité et votre sens de l’initiative feront de vous un excellent interlocuteur auprès de nos agents et de nos partenaires.
Vous êtes réactif face à des demandes écrites ou verbales, et vous avez la capacité d'écouter votre interlocuteur, d'analyser sa demande et de la comprendre. De plus, vous êtes en mesure d’apporter des réponses à des besoins spécifiques tout en apportant des solutions adaptées.
La maîtrise des outils bureautiques est indispensable.
Vous possédez un sens aigu de l’organisation, de l'analyse et êtes capable de synthétiser les informations. Vous faites preuve d'initiative et vous avez de bonnes aptitudes relationnelles. Votre capacité d'écoute, ainsi que votre discrétion professionnelle, sont des atouts importants.
Si vous souhaitez mettre à profit votre expertise, nous serions ravis de recevoir votre candidature.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Formations générales, Secrétariat, bureautique, Enseignement formation
Compétences attendues
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Apporter des réponses à des besoins spécifiques
Faire preuve d'aisance rédactionnelle
Sens des relations humaines
Sens de l'organisation
Adaptabilité
Discrétion professionnelle
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Les GIP FCIP, constitués dans les académies à partir de 2002, ont pour objet une coopération dans les champs de la Formation Continue des Adultes, de l’Apprentissage, de la Validation des Acquis, de la mobilité européenne, de l’insertion professionnelle… Outils de coopération et de gestion, les GIP FCIP permettent aux académies d’intervenir au titre des programmes structurels de l’Union Européenne, en déclinaison des politiques publiques d’éducation et de formation tout au long de la vie et de répondre à la commande publique régionale et privée de formation professionnelle.
Il a pour objet la mise en œuvre d’un ensemble de services concourant à l’éducation et à la formation tout au long de la vie. Il est au service des Hommes, des organisations et des territoires et accompagne les mutations économiques et sociales dans la région Nord-Pas.de.Calais.
Il a des missions de coordination et de gestion de projets, de formation, d’ingénierie-conseil, d’évaluation de dispositifs. Il exerce son activité en direction de nombreux interlocuteurs publics et privés.
En appui du rectorat de Lille, il assure le portage de projets éducatifs relatifs à la formation et à l’insertion des jeunes, notamment ceux bénéficiant d’un co-financement européen.
Le GIP-FCIP pilote et organise la formation de près de 7000 apprentis grâce à un Centre de Formation d’Apprentis académique (CFA) lui-même appuyé sur 60 Unités de Formation par Apprentissage (UFA) déployées sur l’ensemble du territoire.
Descriptif du service
Ce service a pour mission d’assurer le secrétariat de direction, la coordination et la gestion administrative concourant au fonctionnement de la structure, de l’organisation des instances, la logistique et la maintenance liées aux locaux ainsi que l’accueil physique et téléphoniques.
L’assistant administratif H/F est placé(e) e sous l’autorité de la chef(fe) de service administration générale et travaillera en lien étroit avec le département apprentissage.
Il/elle aura pour mission d’assurer la gestion administrative concourant au fonctionnement du service, notamment la logistique liée aux visites du directeur et de la direction dans les UFA et à la diffusion des communications à destination des UFA sur les différents canaux dédiés, la réaction des relevés de conclusion internes.
À propos de l'offre
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En tant que salarié du GIP FCIP, vous bénéficiez :
- de titres restauration
- d'un accès au CNAS dès 6 mois d'ancienneté- d'une participation à hauteur de 75% de l'abonnement de transport en commun
- de la possibilité de télétravailler après 2 mois de présenceVous trouverez plus d'informations sur notre structure en cliquant sur le lien suivant :
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Le poste est ouvert :
- Aux titulaires de catégorie C par voie de détachement ou de mise à disposition renouvelable annuellement
- Aux salariés contractuels sous la forme d’un CDD renouvelable.
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Vacant à partir du 14/09/2024
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Assistante / Assistant de direction
