Assistant administratif (H/F) / Assistante administrative

Missions :
L'assistant ingénieur (H/F) aura pour mission de réaliser de manière polyvalente et autonome des activités de gestion administrative, financière et de ressources humaines du laboratoire.


Activités :
* Gestion Financière :
- Établir et suivre les commandes, traiter les services faits, suivi des factures, prévenir le contentieux
- Traiter les demandes d'ordre de missions (confirmation des réservations de l'hébergement et des transports, établissement des états de frais et suivi du remboursement des agents et visiteurs extérieurs) dans le cadre des programmes nationaux et internationaux
- Produire des bilans financiers et administratifs des projets nationaux et européens
- Classer et archiver les pièces comptables et des justificatifs de dépenses
- Soutenir le montage, la programmation du budget et la répartition des crédits nationaux et
européens

* Gestion RH :
Préparer en lien avec le service de personnel les dossiers de recrutement, vérifier la conformité réglementaire et la disponibilité des crédits,
Établir les conventions de stage, gérer les signatures et préparer l'accueil des stagiaires,
Informer et conseiller les agents contractuels,
Assurer l'accueil des nouveaux entrants


* Gestion administrative de l’unité :
- Gérer l'infrastructure du laboratoire (logistique, équipements, matériel informatique et de bureau)
- Procéder au traitement et à la diffusion des informations et suivre l'évolution des règles, directives et procédures RH, financières et/ou comptables
- Organiser la gestion des dossiers et de l'archivage
- Assurer la tenue d'un inventaire des immobilisations
- Répondre aux enquêtes et demandes des services financiers des différentes tutelles et partenaires industriels

Contexte de travail :
L'IPVF (Institut Photovoltaïque d'Île-de-France) est un partenariat unique en France, alliant l'industrie, les laboratoires académiques et le Programme d'Investissements d'Avenir (PIA), dans le cadre de la transition énergétique en cours. L'IPVF joue un rôle central parmi les instituts de la transition énergétique (ITE) et collabore étroitement avec des laboratoires publics nationaux et internationaux, ainsi que des partenaires privés, pour créer des programmes de recherche conjoints dans le domaine de la conversion de l’énergie solaire. Notre vision repose sur une feuille de route intégrant des aspects économiques et scientifiques, un engagement à long terme, et la promotion de la recherche fondamentale de haut niveau.
Dans ce contexte, l’UMR IPVF a été créée en 2018, promouvant une recherche fondamentale de qualité sur le photovoltaïque. L’UMR IPVF est la seule UMR pour laquelle le photovoltaïque est le cœur de ses activités de recherche. Elle est conjointement supervisée par le CNRS, l'École Polytechnique, Chimie-Paristech et la SAS IPVF, regroupant ainsi l'ensemble des partenaires clés de l'institut.
La personne recrutée travaillera sous la direction directe du Directeur d'Unité.