ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F) – IFCS – 75014 PARIS H/F
Référence : 2023-1421387
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
- Employeur : GHU Paris psychiatrie et neurosciences
- Localisation : GHU Paris
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Entre 26200 / 28800€ € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
DESCRIPTION DU POSTE
Sous la responsabilité de la directrice :
-      Gérer le suivi administratif de l’ensemble de la scolarité des étudiants
-      Participer à l’activité administrative de l’institut
-      Organiser le concours de sélection à l’entrée à l’IFCSÂ
Organisation et suivi administratif du concours d’entrée suivant procédure (de la gestion documentaire en aval à la publication des résultats)
MISSIONS
Gestion financière de la sélection et de la formation (rémunération des jurys et dossiers de prise en charge financière des étudiants et étudiantes)
Durant la formation, suivi de la scolarité
-      Elaboration des conventions de stage des étudiants et étudiantes
-Â Â Â Â Â Â Suivi de la convention universitaire
-      Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants
-Â Â Â Â Â Â Gestion des absences
-      Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificats…)
-      Préparation administrative des soutenances des mémoires de fin d’étude
-      Préparation des jurys de diplomationÂ
-      Accueil des intervenants extérieurs et gestion de leur rémunération (en lien avec la DRH)
-      Préparation des instances de l’IFCS
-      Participation aux enquêtes, à l’élaboration du rapport d’activité et au dossier d’autorisation de l’IFCS
-      Intendance : Gestion des stocks, des salles…
-      Participation aux réunions d’équipe
-      Accueil physique et téléphonique
Activités ponctuelles :
Participation à la démarche Qualité
Participation aux évènements de l’institut
Gestion des plannings en lien avec un cadre supérieur de santé de l’IFCS
Profil recherché
PROFIL
Formations :
Diplôme en bureautique souhaité
Expérience de secrétariat notamment pédagogique
Compétences :
Maitrise des outils de bureautique Word, Excel, PowerPoint
Maitrise des réseaux de communication à distance (TEAMS)
Maitrise des logiciels internes (e-planning, carl source...)
Savoir-faire :
Rigueur, sens de l’anticipation, de l’organisation et de la planification du travail
Capacité de priorisation
Maitrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire. Maitrise de la mise en forme de documents administratifs.
Savoir-être :
Capacités relationnelles et communicationnelles : sens de l’accueil, sens de la concertation, savoir être à l’écoute des différents acteurs du dispositif de formation
Capacité d’adaptation. Dynamisme, esprit d’initiative et d’innovation
Obligations professionnelles :
Obligations à l’égard de l’administration hospitalière publique : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité.
Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions,
Obligations à l’égard des tiers et usagers : impartialité et probité, secret professionnel.
Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l’établissement (tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, respect des règles d’hygiène en vigueur…)
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Formations générales, Secrétariat, bureautique
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Qui sommes-nous ?
VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE UN ACTEUR HOSPITALIER MAJEUR DANS LA PRISE EN CHARGE EN PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCESÂ ?
Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie & neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l’enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.
Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale. 2 ‘ chrono pour connaître le GHU Paris en images animéesÂ
Rejoindre le GHU Paris, c’est intégrer une communauté hospitalière engagée qui prend soin des professionnels qui prennent soin des patients. #jechoisisleGhuParis
www.ghu-paris.fr / LinkedIn Ghu Paris / Twitter @GhuParis
Siège : Site Sainte-Anne, 1 rue Cabanis 75014 Paris
Le GHU Paris s’engage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.Â
Descriptif du service
DESCRIPTION DE LA DIRECTION
L’IFCS a comme mission de former des étudiants cadres de santé
Capacité d’accueil : 95 places toutes filières de paramédicaux à partir de la rentrée 2024. Actuellement sont accueillis des IDE et des médico-techniques.
Equipe constituée de 3 cadres supérieurs de santé formateurs, d’une assistante administrative, dirigée par une directrice des soins en charge des instituts de formation du GHU
Liaisons hiérarchiques :
·        Coordonnatrice Générale des instituts des formations paramédicales du GHU (IFSI/IFAS/IFCS site Sainte Anne), directrice des soins
Liaisons fonctionnelles :
Equipe pédagogique de l’institut
Equipe administrative et logistique des instituts
Â
Liaisons externes :
·        Direction des Ressources Humaines
·        Services support du GHU : communication, reprographie, maintenance, transport, informatique…
·        Secrétariat pédagogique et différents services de l’université partenaire
·        Intervenants extérieurs dont les universitaires
·        Les secrétariats de l’ARS, du conseil régional d’Ile de France, de la DRIEETS
Membres des instances de l’IFCS
À propos de l'offre
-
Temps de travail : 100%
Statut : Contractuel / Titulaire
Grade : Adjoint des cadres hospitalier
Lieux de travail : IFCS du Site Sainte-Anne 75014 Paris
Organisation du travail : Du lundi au vendredi
Spécificités liées à la fonction : Vision sur écran informatique / TMS / Manutention ponctuelle de charges lourdes (dossiers scolaires)
Poste à pourvoir dès que possible -
Vacant à partir du 15/01/2024
-
Chargée / Chargé des concours et examens professionnels
