ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)
Référence : 2025-1979171
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Institut de France
INSTITUT DE FRANCE – DIRECTION DES SERVICES - SERVICE DES FONDATIONS - Localisation : 23 QUAI DE CONTI 75006 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
DESCRIPTION DU POSTE
Placé sous l’autorité du chancelier de l’Institut de France, et, par délégation, du directeur des services administratifs, l’assistant administratif (H/F) relève de la responsabilité hiérarchique directe de la cheffe du service des fondations.
Ses missions sont les suivantes :
Assurer le suivi administratif du service
- rédiger et envoyer des courriers notamment à la suite des réunions des conseils d’administration ;
- recevoir, filtrer, transmettre, orienter les demandes (téléphone, courriel) ;
- mise en place et suivi d’outils de gestion du service et des bases de données ;
- archivage des dossiers du service ;
- assister ponctuellement les chargés ou délégués de fondations dans la gestion de leurs fondations (appel à candidature, préparation de comités…) ;
- gestion des fournitures.
Assurer le suivi budgétaire et comptable du service
- assurer la gestion quotidienne : demande de devis, mise en paiement, saisie et suivi des dépenses dans le progiciel comptable, relance des fournisseurs et prestataires ;
- enregistrer et suivre des recettes du service ;
- imprimer et envoyer les reçus fiscaux.
Assister la cheffe de service dans ses missions
- organiser l’agenda : prise de rendez-vous, réservation de salles de réunion ;
- préparer et coordonner ses réunions, déplacements et événements professionnels ;
participation à la préparation et rédaction des comptes rendus ;
- suivre les dossiers en cours en tenant compte des délais impartis ;
- assister la cheffe de service dans le suivi des dossiers qu’elle gère en direct.
- assurer un soutien dans l’organisation des événements du service.
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES / PROFIL RECHERCHE
Connaissances
Maîtrise des agendas électroniques
Maîtrise de la bureautique (excel, word)
Maitrise de la rédaction de courriers simples
Maîtrise de la tenue de tableaux de suivis simples
Maîtrise de la langue française (écrite et orale)
Savoir-faire
Savoir rendre compte
Savoir travailler en équipe
Savoir travailler sur plusieurs dossiers
Savoir maîtriser le calendrier et les délais impartis
Savoir-être
Rigueur et organisation
Sens de la discrétion et respect du protocole
Sens du contact et de l’accueil
Niveau de diplôme minimum requis : niveau BTS ou licence assistance de direction
Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE
Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d'un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos.
Pour de plus amples informations : http://www.institutdefrance.fr/
Descriptif du service
..Le service des fondations, composé de neuf personnes, assure la gestion des fondations abritées par l’Institut. Il est divisé en deux secteurs : un pôle philanthropie et un pôle fondations-musées.
Dans le cadre des fondations philanthropiques, il met en œuvre et suit les nombreux projets que les fondations abritées par l’Institut soutiennent. Il assure la gestion administrative et financière des fondations : démarches administratives, relations avec les fondateurs et les bénéficiaires, organisation de la diffusion des appels à projets, analyse des projets, suivi des jurys et des réunions (logistique, comptes rendus, etc.), préparation des conseils d’administration, mise en place et suivi des décisions des conseils d’administration et organisation des événements. Il veille à la régularité et à la promotion des actions des fondations en lien avec les autres services de l’Institut (juridique, financiers et communication notamment).
L’Institut de France assure la gestion de sites de renommées et envergures différentes, disposant d’œuvres d’art ou de collections muséales à valoriser. Le service des fondations coordonne le suivi des fondations-musées qui sont gérées soit dans le cadre d’un contrat de concession soit de manière directe par des administrateurs généraux. Dans tous les cas, l’Institut conserve la gouvernance et la gestion administrative de la fondation et les charges d’entretien et de conservation du monument et des collections relevant du propriétaire.
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À propos de l'offre
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DOSSIER DE CANDIDATURE
Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur une plate-forme de recrutement. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme d’un site de recrutement.
Adresser le dossier de candidature à Madame Tiphaine JOLIVET, cheffe du service des fondations : tiphaine.jolivet@institutdefrance.fr
En mentionnant dans l’objet du message : VOTRE NOM_ CANDIDATURE / ASSISTANT SERVICE FONDATIONS
Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) : un CV ; une lettre de motivation, le diplôme détenu le plus élevé, les deux derniers compte rendus d’évaluation professionnelle (le cas échéant).
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CONDITIONS PARTICULIÈRES :
Durée du contrat :
Si fonctionnaire :
Soit mobilité (affectation par le ministère de l’éducation nationale ou de l’enseignement supérieur) ;
Soit contrat de détachement (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)
Si agent non titulaire (contractuel) : contrat à durée déterminée de trois ans avec période d’essai de trois mois, renouvelable une fois pour la même durée.
Sujétions
Sujétions en fonction des événements.
Horaires pouvant être parfois décalés en fonction de l’agenda des événements
Permis B non obligatoire mais recommandé
Avantages
Télétravail possible (après la période d’essai et sous réserve de l’accord de la hiérarchie)
Titres-restaurant (uniquement pour les recrutements de plus de trois mois)
5 semaines de congés annuels et 23 jours de RTT (cycle de travail de 39 heures hebdomadaires)
Adhésion à Club Employés (réduction sur de nombreux achats)
Carte « offre sociale et culturelle » avec entrées gratuites dans les fondations-musées de l’Institut et des académies. -
Vacant à partir du 01/10/2025
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Assistante / Assistant de direction
