Assistant administratif H/F

 Mission du poste :

Participer à l’activité du secrétariat de Direction en lien avec ses collègues

 Domaines d’intervention :

Toutes les tâches sont effectuées en relation avec le secrétariat à Caen

· Préparer et suivre les dossiers en relation directe avec la Direction du Crous Normandie, en assurer le compte-rendu verbal ou écrit.

· Analyser, sélectionner et prioriser les informations à transmettre à la Direction.

· Gérer la messagerie du secrétariat de direction, et transmettre les informations nécessaires.

· Organiser la gestion, la répartition et la diffusion du courrier dans les services.

· Assister aux réunions nécessitant des comptes-rendus et les établir.

· Aider à l’organisation des événements ponctuels (colloques, délégations…)

· Assurer le suivi des congés des cadres du Crous Normandie.

· Organiser les réunions (réservation des salles, mise à disposition de la flotte automobile…).

· Gérer les commandes internes et externes de la Direction (repas, fleurs, etc.).

· Assurer le suivi des mises en signature des parapheurs.

· Assurer le suivi des prestations liées au service intérieur ou à la copropriété (nettoyage, alarmes, poste…)

· Veiller à la continuité du service du secrétariat Rouen - Caen (alternance des congés, veille téléphonique et messagerie)

· Gérer le calendrier des astreintes administratives.

· Assurer le secrétariat des élections étudiantes.

· Assurer la diffusion et le recensement des états de grève.

• Assistant/assistante d’accueil en résidence

Activités principales :

· Accueillir et faciliter la vie des résidents (accueil physique et téléphonique, information, orientation vers les services compétents, formalités administratives...).

· Encaisser les loyers et travailler en liaison avec les différents services du Crous et de la CAF.

· Assurer la saisie et le suivi des dossiers de cautionnement Visale

· Veiller à l’occupation optimum de la Résidence.

· Assurer l’état des lieux d’entrée et de sortie.

· Peut-être amenée à effectuer les remplacements sur d’autres résidences de Rouen.

· Accueillir et assurer le suivi des entreprises intervenantes dans la résidence.

. Participer à la sécurité des personnes et des biens, gérer les situations d’urgence