Assistant Administratif ou Assistante administrative Direction du Développement Economique H/F

Vous réalisez  les activités suivantes :
Assurer la bonne réalisation de la gestion contractuelle de l'accompagnement et de la gestion administrative et financière des activités de l’incubateur, en adéquation notamment avec les exigences des financeurs :
Etablissement des conventions avec les porteurs de projet et de leurs avenants, recueil des éléments nécessaires à l’établissement de ces conventions et à leur clôture (document d’identité, données personnelles, questionnaires de satisfaction…), suivi du planning de ces conventions.
Organisation logistique des jurys, des formations et des animations assurées par l’incubateur
Réalisation de la gestion administrative des dépenses de l’incubateur : bons de commandes, demandes d’achat, service fait, mises en paiement, dans le respect des contraintes de l’établissement et des financeurs (mise en concurrence, bilans détaillés des dépenses)
Saisie de l’activité sur les outils reporting interne et suivi de la documentation qualité
Gestion des déplacements de l’équipe de l’incubateur : ordres de missions, déclaration des frais
Produire concrètement les dossiers pour les financeurs (demandes et justificatifs) pour les activités de l’incubateur :
Elaboration des dossiers de demande de financement : interface avec les financeurs (personnels administratifs en charge des dossiers concernés), recueil des pièces administratives auprès des services concernés, suivi de l’élaboration des documents de présentation du projet (formulaires, budget…) en lien avec la responsable de l’incubateur, suivi de la complétude des dossiers, dépôt sur les plateformes dématérialisées ad hoc.
Gestion au fil de l’eau du recueil des informations nécessaires aux demandes de paiement : organisation de la documentation (numérique et papier), sollicitation des collaborateurs pour recueillir l’ensemble des éléments nécessaires à la complétude des dossiers (devis, mises en concurrence, rapports pour service fait…), gestion des déclarations intermédiaires exigées (informations sur les bénéficiaires notamment)
Elaboration des demandes de paiement : interface avec les financeurs, élaboration des fichier/finalisation des tableaux de suivi des dépenses, élaboration/finalisation des bilans (indicateurs, qualitatifs et financiers), recueil et organisation de l’ensemble des pièces justificatives, suivi de la complétude des dossiers, gestion des demandes de compléments de la part des financeurs
Gérer les chargés de cours pour le Département Management & entrepreneuriat :
Dossiers administratifs, déclaration des heures pour le paiement des indemnités d’enseignement ;
Gestion des frais de déplacement, d’hébergement et de restauration
Assurer des tâches administratives ponctuelles pour le responsable du Département :
Gestion prévisionnelle des indemnités d’enseignement ;
Emission des ordres de mission ;
Commandes de fournitures.
Gérer le planning des salles du HUB Créativité où est installée l’incubateur