Assistant administratif protocole - Commune d'Avignon

Référence : O084250403001381

  • Fonction publique : Fonction publique Territoriale
  • Employeur : Communes
  • Localisation : Avignon
Domaine : Ressources humaines
Postuler sur le site employeur

Date limite de candidature : 03/05/2025

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
  • Catégorie Catégorie C (employé)
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

Située au c½ur de la Provence, Avignon, première ville du département du Vaucluse avec près de 92 000 habitants, est inscrite au patrimoine mondial de l'UNESCO grâce à ses monuments emblématiques tels que le Palais des Papes et le célèbre pont d'Avignon. Bénéficiant d'une position stratégique, Avignon se trouve au carrefour de trois départements - le Vaucluse, les Bouches-du-Rhône et le Gard - et à proximité immédiate de grandes villes : à seulement 45 minutes de Nîmes, 1 heure de Marseille et 2h40 de Paris grâce à sa gare TGV. Reconnue pour son dynamisme et son cadre de vie exceptionnel, la ville s'illustre par son engagement dans des projets innovants et son soutien à la diversité des talents.
Employeur de référence dans la région, Avignon propose un environnement de travail stimulant, où culture, patrimoine et modernité se conjuguent au service de ses habitants. Rejoindre Avignon, c'est contribuer à l'épanouissement d'une ville unique, à la croisée des chemins entre histoire et avenir.

MISSIONS

Sous la responsabilité du chef de secteur et/ou Directeur Evènementiel et Relationnel, l'agent assure le secrétariat du Service (accueil téléphonique, prise de RV, réservation des salles)

Activités principales :
* Accueil physique et téléphonique
* Gestion du courrier et des emails du service (enregistrement, transmission, copies)
* Réservation des salles pour les cérémonies ou évènements
* Gestion du fichier du Protocole (mise à jour, impression) sur le logiciel GMA Protocole
* Gestion et envoi des invitations aux cérémonies protocolaires publique, en collaboration avec les services concernés
Activités secondaires :
* Gestion des dossiers des évènements annuels marquants (Noël des employés municipaux, journée des retraités municipaux)
* Emploi du temps de l'Equipe, envois des heures supplémentaires, congés, absences, maladies etc...
* Commandes de fleurs pour les mariages et les cérémonies et demandes de devis
Activités ponctuelles :
Heures supplémentaires pour renforcer l'équipe du Protocole

Profil recherché

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

-Outils bureautiques et informatiques
-Organisation des services de la collectivité
-Outils de planification et de suivi
-Règlements, consignes et procédures en matière d'hygiène et de sécurité


Savoir-faire :
Organiser les conditions d'accueil des usagers
Aménager les salles et préparer le mobilier
Passer une commande
Entreposer et gérer les stocks

Savoir-être :
Capacité de réserve et de discrétion nécessaire à l'exercice professionnel
Capacité d'anticipation
Bonne présentation
Disponible
Esprit d'équipe
Aisance relationnelle

HORAIRES ET LIEU DE TRAVAIL

Choix du cycle (35h, 37h50 et 39h), possibilité de télétravail après 6 mois d'activité
Cycle ATC 53 : Horaires fixes 08h06-12h00 et 13h30-17h00 du lundi au vendredi, où
Horaires 7h30-11h30 et 13h30-18h00 du lundi au vendredi

Lieu : Hôtel de Brantes - Rue petite fusterie - 84000 AVIGNON

À propos de l'offre

  • Les candidatures doivent être adressées avant 03 mai 2025
    à l'attention de Monsieur FAIDHERBE Sébastien
    Directeur Développement des Ressources Humaines
    1, rue Racine - 84045 Avignon Cedex 9

    Ou par mail : mobilite.recrutement@mairie-avignon.com

    Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

  • Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

  • Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

  • Vacant à partir du 05/05/2025

  • Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie