Assistant Administratif

·         Pour le compte du service Affaires Générales, Administratives et Financières :
o   Apporter une aide permanente en matière d’organisation de l’activité du service :
§  Assurer le secrétariat du service : frappe, gestion du courrier, accueil téléphonique, accueil de visiteurs, diffusion d’information, classement, tenue des plannings ;
§  Rédiger des comptes rendus de réunion, de projets de courriers et de notes, contribution au fonctionnement général du service 
o   Garantir (assurer et veiller à) la gestion administrative et financière du budget de fonctionnement de la délégation :
§  Traiter les commandes et factures dans le cadre de procédures administratives définies ;
§  Produire des tableaux de synthèse et veiller à la cohérence avec le budget ;
§  Expliquer les principes et les règles applicables dans le domaine budgétaire (commandes, constatation du service fait, traitement des factures, liquidation), tant en interne qu’en externe (fournisseurs) ;
§  Participer à la préparation budgétaire et aux demandes modificatives.
o   Assurer la gestion et le suivi logistique de la délégation :
§  Veiller à la maintenance des locaux, des installations techniques et du mobilier : participation à la rédaction des marchés, recherche de prestataires, demandes de devis, mise en œuvre et suivi des prestations des marchés et hors marché, relations avec les fournisseurs ;
§  Assurer le lien et le relai vers le syndic pour ce qui relève du bâtiment : badges d’accès (paramétrage, identification et signalement des dysfonctionnement), propreté et sécurité des communs ;
§  Apporter un appui au chef de service pour la passation et le suivi des marchés publics et pour la seule gestion des locaux de la délégation (suivi des différentes étapes, information, contrôle du respect des procédures).
o   Assurer la gestion et le suivi des véhicules :
§  Traiter les demandes de réservation de véhicules, assister les agents utilisateurs en cas de difficulté ;
§  Assurer la gestion et le suivi du parc de la délégation : entretien, nettoyage, relevés mensuels, mise à jour des badges, cartes, carnets, rédaction et mise à jour des notes et procédures d’utilisation internes.

·         Pour le compte du service territorial Bouches-du-Rhône et Corse (SBRC) et du service planification, affaires régionales, redevances et études (SPARRE) :
o   Apporter une aide permanente en matière d’organisation de l’activité du service (rédaction et mise en forme de notes, courriers, rapports, documents, gestion du courrier, diffusion et classement de documents, accueil téléphonique, accueil de visiteurs, gestion d’agendas, organisation de réunions et prise de rendez-vous
·         Pour le compte de la délégation :
o   Assurer l’accueil physique et téléphonique de la délégation en binôme avec l’autre assistante administrative ;
o   Garantir l’organisation matérielle des réunions extérieures et notamment des commissions géographiques ;