Assistant administrative - NEUVILLE-SUR-SAONE
Référence : O069250620000245
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Neuville-sur-Saône
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Collaboratrice administrative du directeur des services techniques, assure le secrétariat général du pôle et coordonne son organisation administrative ; apporte son support aux responsables et aux agents dans l'organisation administrative de certaines de leurs missions (tableaux de suivi, prises de rendez-vous, bons de commande, courriers...)
Assiste le directeur des services techniques dans la préparation et le suivi budgétaire
Accueil physique et téléphonique du pôle (administrés, entreprises, partenaires extérieurs, services et élus)
Coordination administrative des réclamations, transmission aux services gestionnaires et suivi des réponses apportées
Ponctuellement, assiste la responsable du service urbanisme sur ses dossiers et assure la continuité du service en cas d'absence
Position hiérarchique :
- Sous l'autorité de : Directeur des Services Techniques
Relations de travail :
En interne : les collègues du CTM, les responsables de service de la commune et tout agent de la collectivité, ainsi que les élus
En externe : Les responsables utilisateurs de bâtiments, les directeurs d'écoles, les professionnels, les entreprises prestataires, les associations, toute personne en lien avec les missions de l'agent, les administrés
- Accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires (écoles, associations)
- Rédaction et suivi des tableaux d'analyse : budget, formations, consommations, congés du pôle, commande de vêtements...
- Gestion des demandes d'intervention auprès des Services Techniques (logiciels Atal et eAtal) : analyse de la demande, enregistrement et transmission au bon service. Enregistrement des retours des services
- Réception du courrier reçu, tri et distribution, copie
- Suivi des courriers du pôle : rédaction, mise en forme, mise à la signature, copie et expédition
- En lien avec les responsables de services : suivi, classement, archivage des dossiers
- Organisation et suivi des formations obligatoires des agents (CACES, habilitation, formations groupées...) : devis, suivi budget, organisation de l'évènement, retour des attestations...
- Rédaction des bon de commande et transmission aux prestataires
- Aide sur la rédaction des arrêtés
- Suivi des dossiers d'assurance et des déclarations de sinistres
Enregistrement des dossiers d'urbanisme et secrétariat ponctuel du service urbanisme
Profil recherché
Compétences requises pour tenir le poste
Connaissances
- Connaissances de l'environnement de la collectivité
- Maîtrise de la communication orale et écrite
- Maitrise de l'outil informatique (Office, Courriel, Internet, logiciel de compta, logiciel de réclamation, Cart@ds, Géonet, Lyvia...)
- Connaissances de l'organisation d'un service technique et la répartition des compétences sur le domaine public
- Savoir gérer son temps et les priorités
Compétences Professionnelles Requises
- Sens de l'accueil, du contact et du travail en équipe
- Savoir synthétiser
- Aptitude à gérer l'information écrite et orale
- Aptitude à organiser, programmer et répartir les tâches (gestion du temps : délais réglementaires, urgence...)
Comportements et attitudes
- Organisation, méthode, rigueur
- Être capable d'accueillir tout public en s'adaptant à son interlocuteur
- Savoir analyser une situation, enregistrer l'information, transmettre la demande et rendre compte
- Respect la confidentialité et discrétion
- Sens du service public
- Adaptabilité
Modalités d'exercice
- Temps de travail : 50%
- Horaires : 17.5H sur 4 jour le matin
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
À propos de l'offre
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Merci d'adresser votre candidature (CV, lettre de motivation) par mail à
recrutement@mairie-neuvillesursaone.fr
à l'attention de :
Monsieur le Maire de Neuville-sur-Saône
Place du 8 Mai 1945
69250 NEUVILLE-SUR-SAONE
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Agent de maîtrise, Agent de maîtrise principal
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/10/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
