Assistant-Assistante de direction département Mandats F/H

Appui opérationnel et administratif :

Tenue de l’agenda de la directrice et du directeur adjoint, en veillant à la gestion des priorités et des échéances ;
Accueil et traitement des contacts externes et internes (messagerie électronique, courrier, visiteurs en présentiel) ;
Suivi et mise à jour des contacts externes de haut niveau et mise à jour dans les outils de connaissance clients ;
Organisation des déplacements, gestion des ordres de missions et des états de frais de la directrice et du directeur adjoint. Aide ponctuelle aux responsables de pôle et aide à leur autonomisation sur la gestion de leurs déplacements. Pilotage de l’enveloppe budgétaire frais de mission du département ;
Contribution à l’organisation de réunions/réceptions : coordination des agendas, créations d’invitations pour des réunions Teams, réservations de salles de réunion, commandes de pause-café, plateaux-repas ou cocktails, préparation du matériel nécessaire en salle de réunion et/ou de dossiers papier, et pilotage de l’enveloppe budgétaire associée ;
Appui à l’organisation d’événements de département (plénières, séminaires internes ou externes…) ;
Participation au codir du département et préparation du compte-rendu hebdomadaire ;
Gestion, suivi et traitement du courrier entrant / sortant et notamment des affaires réservées pour la direction (décisions Premier ministre, conventions de mandat etc.) ;
Gestion de la messagerie électronique dédiée à la réception/transmission des décisions Premier ministre du SGPI ;
Coordination de l’organisation pratique du travail avec d’autres assistant(e)s de la direction de l’investissement.

Fonction appui et moyens généraux (en lien avec le département Pilotage et Appui Opérationnel après validation hiérarchique) : 
Mise à jour au fil de l’eau de l’organigramme et du trombinoscope du département, des listes de diffusion mail du département et l’inventaire du matériel informatique, du tableau de suivi des congés du CODIR ; 
Gérer en amont l’arrivée / les départs des nouveaux arrivants / collaborateurs (commande de matériels PC, bureaux, restitution documents, …). Production et mise à jour d’un kit « nouvel arrivant du département »… ;
Mise à disposition des équipes des modes d’emploi/tutos des logiciels, des outils Next, des procédures… : les informations utiles dans la vie quotidienne pour l’autonomisation des collaborateurs 

Pilotage des enveloppes budgétaires frais de mission, frais de fonctionnement interne et externe, abonnements du département ;