Assistant, assistante de direction F/H

II/ MISSIONS

Vous assurez les missions et activités suivantes :
Assistance de direction DCB0 et assistance DCBP
Principalement :
-    Gestion des agendas du directeur et de la directrice ajointe
-    Organisation des réunions internes et externes DCB0 et DCBP
-    Gestion des déplacements (ordres de missions, frais de mission, etc.)
-    Organisation des séminaires du comité de direction (restreint et élargi) DCB et du département pilotage et performance (planification et logistique) 
-    Réception, saisie et clôture des engagements associés aux budgets de DCB0 et DCBP dans l’outil dédié (AFP), programmation et suivi particulier de l’exécution du budget Frais de fonctionnement interne
-    Gestion logistique (abonnements, coordination de l’intérim du directeur pour la présidence du comité national d’engagement (CNE) en cas d’empêchement, commandes de fournitures, mise à jour listes de diffusion DCB, etc.)
Plus occasionnellement :
-    Coordination du traitement des affaires signalées DG (transmission aux départements concernés et suivi des retours)
-    Tenue du chrono et gestion des parapheurs (physique ou électronique)
-    Tenue de l’archivage
-    Filtrage d’appels 
Animation du réseau des assistantes de la DCB (6 personnes)
-    Réunion des assistantes (4/an) : organisation, suivi de l’animation (ODJ, animation de la réunion, compte-rendu/validation et diffusion), mise en place des actions éventuelles
-    En lien avec les assistantes DCB :
o    Gestion documentaire DCB : organisation de l’archivage électronique DCB et transmission au service des archives (annuel)
o    Gestion du carnet des mobilités et diffusion sur la plateforme digitale « Planète DCB » (bimensuel)
o    Mise à jour de l’arrêté de délégation de signature BDT pour la partie DCB (mensuel)
o    Mise à jour de l’organigramme DCB pour parution Planète DCB / Next (trimestriel)
o    Mise à jour du livret d’accueil DCB et diffusion sur Planète DCB 
o    Parcours nouveaux arrivants DCB : organisation et logistique (trimestriel) 
o    Suivi des congés du CODIR élargi DCB (périodes de congés scolaires)
Appui au pilotage de l’activité de la DCB en collaboration avec le service Pilotage opérationnel et partenariat DGFiP - DCBP10
-    Organisation des instances de partenariat avec la DGFiP
-    Saisie dans AFP des engagements, réceptions mensuelles, et clôture associées au budget de partenariat avec la DGFIP

-    Comités de direction DCB : 
o    Gestion du calendrier annuel des dossiers CODIR (mise à jour, suivi et contrôle des points à l’ordre du jour, validation du contenu avec la directrice adjointe)
o    Création de l’ODJ, récupération des documents supports auprès des intervenants, envoi de l’ODJ et des documents support aux membres du CODIR/CODIR élargi, création de la maquette du compte-rendu
o    Rédaction des comptes-rendus des CODIR/CODIREL
o    Diffusion du CR aux membres du CODIR/CODIR élargi pour validation, suivi des retours