ASSISTANT D'ADMINISTRATION 3B/23

Le Centre Interarmées de Coordination du Soutien (CICoS) est un organisme interarmées (OIA) placé sous la tutelle du sous-chef Appui-Environnement de l'état-major des armées (EMA). C’est un organisme multi-sites comprenant une portion centrale située à Balard (Paris XV), 37 états-majors de base de défense (EM BdD) en métropole et 7 états-majors à l’Etranger et en Outre-mer. Il a trois missions principales : assurer la coordination du soutien au sein des bases de défense, coordonner et favoriser la mise en œuvre locale des politiques ministérielles et assurer la planification de l’appel à soutien national. Dans ce cadre, il est engagé dans une démarche permanente d’évolution du soutien des formations et des ressortissants du MINARM.
Dans ce cadre, le secrétaire du bassin de Charleville-Mézières au sein de l’EMBdD de Mourmelon-Charleville-Mézières exerce des responsabilités transverses essentielles. Il organise et pilote l’ensemble des activités liées au secrétariat du commandant de BDD. Il assure la gestion, la coordination et le suivi des données administratives du personnel. Il contribue à la préparation et au suivi des allocations budgétaires. Il assiste l’autorité dans l’organisation de son travail et la planification de certaines missions. II joue un rôle central dans le management de l’information au sein de l’état-major. Autonome et rigoureux, il doit faire preuve de discrétion, de fiabilité et d’un sens aigu de la confidentialité dans l’exercice de ses fonctions.
Gérer le courrier arrivé et départ « courant et classifié ». Assurer la mission de cellule management de l’information.
Rédiger des messages officiels simples.
Contrôler et entreprendre la gestion administrative et budgétaire du personnel affecté réserve et citoyenne (contrats, agréments, programmes d’activités et allocations budgétaires, convocations, ordres de missions, soldes, chancellerie…).
Faire des comptes rendus oraux. Rendre compte à l’autorité des derniers événements. Recevoir, accueillir et renseigner ses interlocuteurs et visiteurs.
Participer aux instructions (collectives CORSIC, prévention…), passations de commandement et journées de cohésion.
Assurer le fonctionnement courant de l’état-major (moyens informatiques/téléphoniques, véhicule de service, etc.).
Contribuer à la mise à jour de la documentation nécessaire.
Coordonner l’organisation d’une réunion, d’un déjeuner.
S’assurer des renouvellements des certificats électroniques. Contrôler et demander les habilitations du personnel affecté. Prendre connaissance, enregistrer et détruire les supports classifiés.