ASSISTANT D'ADMINISTRATION CONF

L’Etat-major de la 3e Division à Marseille est l’un des 2 états-majors permanents de niveau 2 dont dispose le CFOT (Commandement de la Force et des Opérations Terrestres). Il constitue un centre expert de décision et d'exécution dans les domaines de la préparation à l'engagement opérationnel et de la génération de forces.
Affecté au secrétariat du cabinet du général commandant la 3e division, le titulaire du poste doit être disponible, posséder une excellente maîtrise de soi, avoir le sens des relations publiques, avoir de bonnes facultés d’adaptation et savoir faire preuve d’une grande discrétion car traitant au quotidien des dossiers à caractère confidentiel.
Du fait de la nature variée des tâches à accomplir et de la diversité des dossiers traités, l’intéressé doit faire preuve d’une grande vivacité d’esprit et d’intelligence de situation, avoir une excellente capacité à assurer le suivi dans la durée et se montrer proactif dans ses domaines de compétences (prise d’initiatives et comptes rendus).
L’intéressé sera l’adjoint du chef de secrétariat.
Familles de tâches à accomplir:
- Organisation et répartition des tâches administratives ;
- Suivi de l’emploi du temps des généraux ;
- Gestion du courrier entrant et sortant (préparation, mise en conformité, suivi) ;
- Filtrage et accueil téléphonique ;
- En liaison avec le chef de secrétariat, préparation des déplacements (France et étranger) ;
- Réalisation de documents au profit du cabinet.
Seconder le chef de secrétariat dans l’organisation et le fonctionnement du secrétariat.
Exploitation du courrier entrant en fonction des directives données par le COM3DIV et le chef de cabinet.
Sur ordre du chef de cabinet, rédiger les notes de service et le courrier sortant.
Traiter le courrier entrant du cabinet, papier et numérique avec les logiciels de messagerie L-NACRE et OUTLOOK (sur Intradef et Internet).
Suivre les agendas des généraux pour coordonner les actions administratives à conduire (ordre de mission, note de service, demandes particulières).
Assurer le suivi administratif du personnel du cabinet (CONCERTO).
En liaison avec le chef de secrétariat, participer à la préparation des déplacements des généraux (ordres de missions, réservations transports et hébergement, prises de rendez-vous,…) sur le territoire national ou à l’étranger.
Assurer le soutien administratif de tous le personnel du cabinet et conseiller sur les démarches à conduire.
Fournir des travaux au profit du COMSEC et du GAE.
Représenter le cabinet lors des réunions concernant les GAC.
Soutenir les généraux en terme de bureautique.
Etablir les demandes de convocation du personnel de réserve du cabinet et en assurer le suivi avec la cellule réserve de l’état-major.
Assurer l’interface avec les autres secrétariats de l’état-major, mais aussi des unités subordonnées.
ITM : 8000€, 4 ans