ASSISTANT D'ADMINISTRATION

Le Centre d’Information et de Recrutement des Forces Armées est en charge le recrutement des candidats à l’engagement.
Le/la secrétaire est chargé de l’organisation et de la gestion du secrétariat du Centre d’Information et de Recrutement des Forces Armées (CIRFA) de STRASBOURG. Il/elle travaille en liaison directe avec le chef de centre et les cadres chargés de l’information et de l’orientation.
Enregistrer, exploiter, classer et archiver le courrier et procéder aux mises à jour des répertoires téléphoniques et des différents documents communs;
Evaluer les besoins, préparer les commandes et assurer la gestion des stocks des fournitures de bureau,
Assurer la gestion et l’utilisation des véhicules sur le logiciel ARTEMIS au profit du POOL n°4 incluant les trois Armées.
Effectuer les demandes d’intervention à la Base de Défense via le portail SILLAGE/EUREKA au profit du bureau Terre et des pièces communes aux trois Armées.
Effectuer les demandes de mise en conformité des documents officiels à chaque changement de personnel (délégations de signature, autorisations de transport de personnes…) ;
Préparer et assurer le suivi du budget en liaison avec le chef de CIRFA ;
Assurer le suivi de la campagne scolaire pour l’ensemble des trois Armées sur les départements 67 et 68.
Suivre les RDV canditerre pris en en ligne et affecter les fiches au CeR concerné en fonction de sa zone d’action ou sa semaine de permanence
Assurer le suivi des factures diverses ;
Etre le correspondant budgétaire privilégié avec les services financiers et la centrale d’achats de Strasbourg ainsi qu’avec le GRS ;
Assurer le suivi des candidatures internet lors des suppléances de l’agent d’appui au recrutement ;
Assurer le suivi des marchés et contrats avec les entreprises, en liaison avec le GSBDD STRASBOURG, la DIRISI et l’USID ;
Assurer la liaison avec l’entreprise de nettoyage travaillant au profit du CIRFA ;
Tenir à jour l’agenda du CIRFA ;