Assistant de direction - CC RUMILLY TERRE DE SAVOIE

Situé à mi-chemin entre les lacs d'Annecy (Haute-Savoie) et du Bourget (Savoie), le territoire de Rumilly Terre de Savoie composé de 17 Communes est idéalement situé au c½ur d'un triangle reliant Genève, Chambéry et Lyon. Bien desservie par le réseau ferroviaire et routier, la ville de Rumilly et son territoire forment un bassin de vie qui allie dynamisme économique, fort niveau d'équipements et de services dans un cadre de vie de qualité.


Le service secrétariat général/accueil a pour missions principales, l'organisation des instances décisionnelles de l'intercommunalité (bureau des maires, conseil communautaire), la gestion des actes administratifs, la gestion du courrier entrant et sortant, l'assistance aux élus et au Directeur Général des Services, la gestion des élections de représentants et des bases de données institutionnelles, le suivi des dossiers complexes en lien avec la Direction Générale des Services, la gestion de moyens généraux et de marchés publics, l'accueil physique et téléphonique principal de la collectivité.

sous couvert de la Directrice du service et en collaboration avec l'équipe :

*Secrétariat général (mission principale) :
- Vous assurez retranscription par écrit de comptes rendus audio, la mise en forme de courriers, convocations, comptes rendus et divers documents et leur diffusion, le traitement de courriels et courriers entrants et sortants, la gestion d'agenda et de plannings, la gestion des bases de données des élus, le classement, le contact avec des fournisseurs en lien avec le service ;
- Vous êtes amené(e) à vous servir et à paramétrer plusieurs logiciels : logiciel de vote électronique, logiciel de traitement du courrier, logiciel des actes administratifs ;
- Vous apportez une aide permanente de secrétariat à la Directrice du service, au Directeur Général des Services, au Président et Vice-présidents ;
- Vous organisez des déplacements pour les élus et des buffets pour les évènements ;
- Vous êtes en appui, lors de réunions en soirée pour réaliser le secrétariat de séance (fréquence environ 1 fois/mois), plus particulièrement du conseil communautaire ;
- Vous apportez une aide logistique pour la préparation d'évènementiel ou de réunions.


*Accueil général (en remplacement de l'agent d'accueil général pendant ses absences, ou en renfort de cet agent en cas de forte affluence du public) :
- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique principal de la collectivité
- Vous enregistrez le courrier entrant dans un logiciel dédié
- Vous affranchissez le courrier sortant
- Vous êtes en charge de la tenue de l'accueil et de la documentation, et de la gestion de l'affichage des réunions.
- Vous déclenchez les maintenances pour certains matériels (photocopieurs, machine à affranchir...)