ASSISTANT DE DIRECTION - CITOYENNETÉ (H/F) - LA ROCHE-SUR-YON
Référence : O085240912001366
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : La Roche-sur-Yon
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Organisation de la vie professionnelle du Directeur
Assistance administrative auprès du Directeur
Activités spécifiques liées à des évènements ponctuels
Organisation de la vie professionnelle du Directeur
* Gérer l'agenda et l'emploi du temps de la direction (prise de RDV, courrier, e-mail...)
* Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques de la direction
* Accueil physique des RDV et/ou réunions
* Préparer et organiser les dossiers nécessaires à la mission du Directeur (réunions, note diverses, rdv...)
* Réception et diffusion des correspondances de la Direction
Assistance administrative auprès du Directeur
* Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (salon, déplacement, réservation, note de frais ...)
* Organiser le tri et l'archivage des documents
* Saisir les documents de forme et de contenu divers (note, compte rendu, courrier, présentation power point...)
* Effectuer la prise de note lors des différents RDV et/ou réunions afin d'élaborer les comptes rendus
* Assurer, contrôler la gestion et le suivi comptable du budget (Civil finances, engagements/suivi, paiement...) de la direction concernant :
o Budget assises thématiques (bureau d'étude...)
o Budget de la Direction (achat de fournitures, déplacements, restauration...)
o Budget des réunions publiques (réservation de la salle, achats divers....)
* Participer auprès du Directeur à l'élaboration du budget de la direction
* Gérer le logiciel GESTOR de la Direction concernant le suivi, le contrôle des anomalies, le planning et les absences
* Assurer une veille documentaire, web... en fonction des missions de la Direction notamment en terme de création de supports
* Assurer la bonne gestion des indicateurs de la direction (collecter et créer les différents indicateurs en fonction des métiers et des missions).
* Réalisation et suivi des tableaux de bord/indicateurs d'activité, statistiques de la direction
* Coordonnateur des procédures de la direction
ACTIVITES SPECIFIQUES
* Dans le cadre des missions de la direction, il est possible de mobiliser l'ensemble des agents dont l'assistante de direction sur des événements ponctuels.
Profil recherché
Compétences, qualités requises :
Professionnelles :
* Connaissance du fonctionnement des collectivités
* Bonne connaissance des services municipaux
* Maitrise des techniques de secrétariat (Word, Excel, Power Point)
* Connaissance et utilisation des outils (Gestor, Civil-finances...)
Personnelles :
* Capacité de synthèse, d'analyse, sens de l'organisation, autonomie
* Sens du travail en équipe et en transversalité
* Sens relationnel développé
* Qualités rédactionnelles
* Force de proposition auprès de l'autorité territoriale
* Esprit d'initiative et une organisation alliant méthode, rigueur, autonomie et réactivité
CONDITIONS D'EXERCICE
* Travail au bureau,
* Horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations de service public
* Rythme de travail souple, pics d'activités liés à l'organisation de la Direction
* Grande disponibilité (travail le weekend, le soir et les jours fériés)
À propos de l'offre
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RECRUTEMENT EN INTERNE - LES CANDIDATURES EXTERNES A LA COLLECTIVITÉ NE SERONT PAS RETENUES
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 01/11/2024
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Assistante / Assistant de direction
