Assistant de direction - COMMUNE DE SAINT-REMY-DE-PROVENCE
Référence : O013241017000125
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Saint-Rémy-de-Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité de la Responsable du service, vous assistez cette dernière ainsi que les agents du service en termes d'organisation, de gestion administrative et de suivi de certains dossiers.
Personne de ressource, vous veillez à favoriser la bonne circulation de l'information au sein du service et avec les autres directions. Vous prenez plus particulièrement en charge les missions suivantes :
* Le secrétariat courant du service :
- La planification et l'organisation de réunions, l'établissement de convocations, la rédaction, la mise en forme et le suivi de comptes-rendus ou de procès-verbaux, la rédaction de divers courriers et de documents administratifs, en s'assurant de la qualité rédactionnelle des supports en amont du visa par la responsable du service.
- La bonne circulation de l'information et le circuit de validation des parapheurs et des courriers
- L'accueil physique et téléphonique du public en l'absence des agents concernés (formation, congés, réunion, maladie).
* Le suivi des projets et des activités du service :
- D'une manière générale : la saisie, la gestion et l'actualisation des différentes bases de données et outils de suivi propres au service ou aux missions déployées, la recherche d'informations notamment réglementaires, la veille des évolutions juridiques en termes d'urbanisme.
- PVD : suivi de l'avancement opérationnel des actions déployées et lien avec les partenaires concernés, mise à jour des outils de suivi du dispositif (tableaux, fiches actions, plans de financement, ...), ...
- OPAH-RU : assister la responsable du service dans la gestion administrative et financière du dispositif : validité des marchés, traitement des bons de commande, facturation, analyse des demandes traitées par l'opérateur, suivi des aides versées, lien avec les partenaires financiers pour les demandes de subvention/paiement, ...
* Le déploiement et la gestion d'outils contribuant au bon fonctionnement, à l'efficacité, et au bien-être du service (dossier partagé, agenda partagé, outil de suivi des diverses échéances, ...).
* L'appui administratif et comptable du service :
- Participe à la préparation budgétaire, assure le suivi de l'exécution budgétaire, réalise les engagements comptables, la rédaction et la mise à jour de divers documents administratifs, la réalisation des commandes et des bons de commande
- Assure la gestion des stocks,
- Contribue à la rédaction des demandes de subvention et à la recherche de financements ....
- En lien avec le service des marchés, s'assure du suivi des différents contrats et marchés (démarrage, fin, paiement, ...) et alerte la responsable de service sur les échéances ou les difficultés rencontrés.
Profil recherché
* Formation dans le secteur administratif et/ou expérience similaire exigée ;
* Maitrise de l'outil informatique et notamment de Word, Excel et Powerpoint et connaissance du logiciel CIRIL finances appréciée ;
* Connaissance des règles de base de la comptabilité publique ;
* Bonne pratique des techniques de secrétariat avec d'excellentes qualités rédactionnelles, de communication et d'accueil ;
* Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée ;
* Dynamisme, réactivité, adaptabilité et disponibilité ;
* Force de proposition, capacité à travailler en équipe et de manière transversale ;
* Organisation, rigueur et autonomie, gestion des priorités ;
* Qualités relationnelles, réserve et discrétion ;
* Capacité à rendre compte et à gérer ses priorités.
Environnement du poste :
Rémunération : statutaire + IFSE + CIA + prime d'intéressement collectif
Temps de travail : Poste à temps complet
Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux (catégorie C, filière Administrative).
Titres restaurants
Valeur faciale 8 ¤ avec 60 % employeur
CNAS
Participation à la mutuelle
À propos de l'offre
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Merci d'adresser vos CV et Lettre de motivation par mail à recrutement@ville-srdp.fr en indiquant la référence ASDIR2024
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 18/11/2024
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Assistante / Assistant de direction
