Assistant de Direction - CTRE INTERCOMMUNAL D'ACTION SOCIALE
Référence : O974260119000628
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Saint-Pierre
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Apporte une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Activités/ Compétences
Organisation de la vie professionnelle du responsable
- Organise l'agenda et prend des rendez-vous en fonction des priorités du responsable
- Rappelle les informations importantes et transmet des messages
- Organise les déplacements du responsable
- Établit une relation de confiance avec le responsable
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prend des notes et met en forme tous types de courriers
- Réalise la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organise le classement et l'archivage des dossiers
- Effectue la distribution des courriers entrants aux différents services
Suivi des projets et activités de la direction
- Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Suit l'exécution budgétaire du service
- Renseigne des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Renseigne les interlocuteurs et relaie si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapte son discours en fonction de l'interlocuteur
- Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
- Rédige les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l'élu
- Respecte les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prend des notes lors des réunions et rédige les comptes-rendus
Organisation et suivi des conseils d'administration
En lien avec le référent des instances délibérantes en matière d'organisation et de suivi des conseils d'administration :
- Organise les réunions de l'instance en s'assurant que le quorum soit atteint
- Prépare et transmet les dossiers aux administrateurs dans les délais impartis
- Rédige et transmet des délibérations au contrôle de légalité
- Edite divers actes administratifs (conventions, arrêtés...)
Profil recherché
Savoirs
- Notion d'organisation et de gestion du temps
- Fonctionnement, des activités des procédures et des partenaires du service et de l'établissement
- Règles de l'expression orale et écrite
- Technique de secrétariat, de comptabilité et de logiciels
- Technique de communication et de recherche documentaire
- Modalités d'accueil
- Principe rédactionnel de note et de compte rendu
- Techniques de prise de note et d'écriture rapide
- Connaissance du règlement intérieur du CIAS
Savoir faire
Communiquer Informer Organiser
Conseiller Alerter
Savoir être
Capable de travailler en équipe Rigoureux Autonome
Discret Aimable Capacité d'adaptation
Réactif Méthodique Dynamique
Disponible Polyvalent
À propos de l'offre
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Conditions d'exercice
- Travail en bureau
- Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la personne qu'il assiste
- Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre auprès desquels il travaille
- Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Possibilité d'accueil de stagiaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le président du CIAS par Mail : emploi@cias-sud.re
Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
Tout dossier incomplet ne sera pas traité.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/03/2026
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Assistante / Assistant de direction
