Assistant de direction - DAF/ DALDD - F/H
Référence : APHP_AVC-9871
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
- Employeur : AP-HP Hôpitaux universitaires Paris Seine-Saint-Denis
- Localisation : Seine Saint-Denis (93), France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Non renseigné
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions générales auprès des directeurs concernés :
- Assistance dans l’ensemble de leurs missions
- Gestion des agendas et prises de RDV des directeurs/trices et adjoint(e)s
- Gestion des réunions à l’initiative des directeurs/trices et adjoint(e)s concernés, préparation des salles de réunion et gestion du logiciel de réservation de salle
- Assurer le secrétariat des comités spécifiques à la DAF et à la DALDD (comité développement durable, etc.)
- Prise de notes et élaboration de comptes rendus / relevés de décision de réunions
- Mise à jour du tableau de suivi des projets des deux directions (relances avant échéance, alimenter les actualisations du tableau des responsables de projets/d’actions, etc.)
- Accueil des rendez-vous
- Frappe et mise en forme de document
- Saisie, mise en forme et actualisation de l’intranet
- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) et préparation des courriers de réponses
- Préparation des dossiers
- Gestion des stocks de produits et de matériels, des demandes d’interventions techniques et informatiques nécessaires à l’activité
- Gestion des demandes de vestiaires centraux (logiciel dédié)
- Gestion des contraventions (désignation sur le site de l’ANTAI, courriers de réclamation, décision de paiement)
Missions ponctuelles:
- Intérim de l’assistante de direction du directeur du groupe hospitalier, de son adjointe et de la secrétaire générale
- Intérim de l’assistante de direction de la directrice des affaires médicales et de son adjoint
Profil recherché
Connaissance de l'environnement hospitalier et institutionnel des établissements publics de santé préférable
Les qualités telles que la discrétion, l'adaptabilité, sens de la communication, l'autonomie, le dynamisme et la disponibilité.
Avoir une organisation du travail irréprochable et un excellent relationnel exigé.
Aimer travailler en équipe et savoir utiliser les outils bureautiques et technologiques d'information et de communication.
Expérience sur un poste similaire particulièrement appréciée.
Formation spécialisée dans le domaine du secrétariat / assistanat de direction requis.
Prérequis : Formation Assistant(e) de direction
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Secrétaire médicale / Secrétaire médical
