Assistant de Direction - DALQH F/H
Référence : APHP_2026-19858
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
- Employeur : Hôpital Antoine-Béclère
- Localisation : Hauts-de-Seine (92), France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Non renseigné
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Gestion du planning du directeur
Utilisation de l’application Trello
Collaboration avec les cadres des 7 sites
Frappe des courriers, des synthèse et diffusions d’informations par mail pour le directeur et pour ses cadres
Création d’enquêtes en ligne sur Lime Survey
Accueil téléphonique et physique
Assurer le suivi des dossiers en cours pour les 7 sites du groupe hospitalier : demandes de prestations de restauration (accusé réception de la demande, validation par le Directeur, envoi aux équipes Restauration, confirmation des équipes Restauration, mise à jour du tableau avec le coût de la prestation, création de la Demande d’Approvisionnement lorsqu’il s’agit de demande pour le traiteur sur le marché), convocation en entretiens pré-disciplinaires pour les agents, recensement des CDD, envois des fiches de recrutement ou d’évaluation CDD aux RRH et les CR d’entretien des agents aux RRH
Référente Talentsoft : envoi de la fiche de poste à l’équipe Attractivité/Recrutement, transmission des candidatures, finalisation du recrutement, transmission à la Responsable du pôle Attractivité/Recrutement pour diffusion des postes vacants
Transmission du tableau de suivi des candidatures aux membres du CODIR DALQH
Saisie des congés
Gérer les demandes de devis
Saisie des commandes et des demandes d’interventions dans SAP
Mise à jour de l’organigramme
Insertion des procédures DALQH sur la GED ALFRESCO
Remplacement de la responsable du développement durable
Profil recherché
Formations et/ou qualifications requises :
- Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation…)
- BTS Assistant Manager ou niveau
Expérience requise :
- Fortement conseillée en secrétariat
Connaissances particulières :
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaissance internet (intranet, mail, internet)
- Maîtrise messagerie Outlook : gestion des agendas et des mails
- Application Trello fortement conseillée
- Application Framadate pour l'organisation des réunions
- Gestime
- SAP
- Talentsoft
Qualités professionnelles requises :
- Ponctualité
- Rigueur
- Réactivité
- Autonomie et aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (beaucoup d'urgences à gérer simultanément)
- Esprit d'initiative
- Logique d'organisation (la DALQH s'étend sur 7 sites éloignés géographiquement)
- Sens des relations et de l'accueil téléphonique (orientations des communications) ou physique (patients souvent perdus dans l'établissement)
- Bonne présentation
- Discrétion et secret professionnel
À propos de l'offre
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Secrétaire médicale / Secrétaire médical
