Pôle/ Structure : Département Territorial Ressources Humaines et Affaires Sociale – DIRECTION DES AFFAIRES MEDICALES

Fonction : Assistante de Direction

Position dans l’organigramme :

Rattachement hiérarchique :  Chef du Département DTRHAS et Directeur des Affaires Médicales

Liens fonctionnels : Encadrement de la Direction des Affaires Médicales, Secrétariats des autres directions et départements, CME et sous commissions de la CME, tutelles (ARS, CNG…), facultés/université…

1. Missions - Fonctions principales

-        Assiste le Directeur des Affaires Médicales et les 2 AAH dans leurs missions au quotidien

-        Planification et organisation d’activités diverses (gestion de l’agenda Directeur, organisation de réunions ou d’entretiens, traitement de mails, préparation de dossiers, prise de notes éventuelle…)

-        Réception, ouverture et dispatching du courrier

-        Accueil et orientation du public dont tenue du « standard » du service

-        Conception, rédaction et mise en forme de divers documents (courrier, compte-rendu, diaporamas, note, tableaux de suivi…) selon les standards institutionnels

-        Gestion des courriers ou de documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) y compris de manière dématérialisée

-        Gestion et suivi de certains dossiers

-        Assumer diverses tâches logistiques (commandes bureautiques, réservation de salles/véhicules etc)

-        Assurer le remplacement du secrétariat de la DRH en cas d’absence. Certaines tâches pourront par ailleurs s’effectuer par roulement entre les deux secrétariats.

2. Description des activités et des tâches

L’assistante de direction est notamment amenée à :

Gestion du courrier :

·        Enregistrer le courrier entrant sous excel des pièces importantes (selon une liste définie) et dispatching aux agents concernés par...