ASSISTANT DE DIRECTION - Métropole Aix-Marseille-Provence (recrutements)
Référence : O013250702001888
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Marseille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Assister le Directeur de pôle dans la gestion et l'organisation administrative du pôle.
Gérer et organiser le secrétariat du pôle et en particulier la tenue de l'agenda du Directeur du pôle
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle
Dans ce cadre et dans un souci d'optimisation et de gestion générale de l'activité, elle est amenée à tenir un rôle d'interface avec les pôles et autres directions de la DGD Mobilité Durables, Infrastructures et Voirie, ainsi que d'autres directions de la Métropole
Activités principales :
Gérer l'accueil téléphonique, l'agenda du directeur de pôle
Organiser des réunions de la direction de pôle
Organiser, assister et gérer au quotidien toutes les demandes du DGS, DGD, cabinet (organisation des réunions, diffusion de notes, réponses aux sollicitations, ...)
Rédiger et mettre en forme les comptes rendus de réunions, les fichiers et documents afférents, courriers, notes du directeur de pôle
Contrôler et piloter le suivi des courriers du Directeur de Pôle?
Gérer sous AIRMESS des courriers administratifs internes et externes du pôle : mise en forme des courriers et notes, rédaction des bordereaux de transmission, envois, préparation des parapheurs.
Gérer sous AIRMESS des documents liés au marchés?: DC4, certificats administratifs.
Activités secondaires :
Classement des fiches de projet
Planifier le calendrier des entretiens professionnels pour la direction de pôle. Mise à jour des fiches de poste et classement.
Vérifier l'ordre du jour des rapports pour les bureaux et conseils de Métropole. Editer les listes pour les commissions et instances délibératives
Profil recherché
Compétences Métier :
Maîtriser les logiciels bureautiques?: WORD, EXCEL et les logiciels métiers?: AIRMESS, DECADE, SATURNE, messagerie et agendas électroniques (OUTLOOK)
Posséder un très bon sens de l'organisation, de la planification et du classement.
Savoir s'exprimer oralement et rédiger
Maîtriser et mettre en ½uvre les techniques de secrétariat
Compétences transversales :
Connaitre l'organisation institutionnelle.
Préparer et organiser les réunions.
Rédiger les comptes rendus de réunions.
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et courriels
Esprit de synthèse
Compétences comportementales :
Qualités relationnelles
Autonomie
Disponibilité
Esprit d'équipe
Rigueur
Sens de l'organisation
Forte réactivité et adaptabilité
Discrétion
Respect de la confidentialité
À propos de l'offre
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Les candidats doivent postuler sur le site internet de la Métropole Aix-Marseille-Provence.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/10/2025
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Assistante / Assistant de direction
