Assistant de direction / Chargé de communication (F/H)

·         Planifier les agendas des Directeurs du Campus de Metz et assurer la coordination des rendez-vous avec des personnes des autres directions et/ou campus ainsi qu’avec les personnes extérieures,

·         Assister les Directeurs dans l’organisation des réunions campus et inter-campus

·         Assister les Directeurs dans la constitution et le suivi des dossiers et conventions,

Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
·         Préparer et transmettre les devis de locations de salles pour des extérieurs, assurer la demande de mise paiement au pôle recettes,

·         Mobiliser et coordonner les moyens humains et logistiques dans le cadre d’événements internes ou externes,

·         Emettre les convocations aux visites médicales du personnel, doctorants et post doc, en assurer un suivi et envoyer les attestations du service de santé au travail à la personne référente du campus de Gif Sur Yvette,

·         Organiser et suivre les processus de recrutement du personnel administratif,

·         Garantir la transmission des documents RH, informer et accompagner dans leurs démarches le personnel du campus de Metz en contrôlant l’application des règles et procédures administratives

·         Relayer les informations transmises par le service Santé et Bien-être au travail,

·         Préparer et compléter le tableau du plan annuel de performance en accord avec les différentes directions du campus de Metz,

·         Participer aux missions de polyvalence (standard, aide et préparation aux événements campus),

·         Participer à l’élaboration des marchés et la mise en place des marchés du campus de Metz,

·         Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).

·         Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’école ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).