ASSISTANT DE DIRECTION EEDU
Référence : 2024-1745234
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Toulouse Capitole
- Localisation : 2 Rue du Doyen Gabriel Marty 31000 Toulouse
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 1801 € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Dans le cadre des missions de l’Executive Education and Digital University (EEDU), l’assistant de direction sera en charge de la gestion administrative et organisationnelle de la Direction. Dans ce cadre, il devra réceptionner les demandes, répondre aux courriers et diverses sollicitations. Il devra participer à la bonne communication et transmission des informations notamment au travers de comptes-rendus d’activité.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Assistance à la Direction
- Gérer l’agenda de la directrice de l’EEDU, planifier et organiser les réunions en interne et en externe
- Gérer les réservations et déplacements
- Préparer et synthétiser des dossiers (Conseil d’Administration, Comité d’Orientation, Comité de suivi, COPIL, CODIR…)
- Gérer le courrier arrivé de la direction : enregistrer, classer les documents (courriers, rapports, enquêtes…)
- Rédiger les courriers et Comptes-Rendus de réunions
- Organiser le classement des documents : Alimenter le serveur partagé de la Direction, archiver les dossiers numériques
- Diffuser les informations et assurer l’interface auprès des responsables de pôles et autres agents
- Participer à la bonne marche du service en proposant des axes d’amélioration sur son périmètre
Tâches administratives liées à la formation continue
- Alimenter les tableaux de bord d’aide au pilotage de l’activité et CRM
- Constituer les dossiers, contrôler les pièces administratives
- Suivre au niveau administratif l’ensemble des projets
Profil recherché
§ Les savoirs :
- Avoir une bonne connaissance du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur et/ou d’un organisme de formation continue
- Avoir des notions budgétaires en établissement public de l’Etat
- Connaitre les procédures de commande publique et de marchés
- Connaître la réglementation des organismes de formation / OFA / CFA
§ Les savoir-faire :
- Organiser son activité
- Planifier dans un calendrier et dans un cadre de gestion complexe
- Maîtriser les techniques de gestion administrative
- Maîtriser les logiciels bureautiques (pack office), messagerie, agenda électronique
- Identifier et planifier son travail en fonction des priorités
- Analyser et synthétiser des dossiers
- Maîtriser le classement et l’archivage
- Utiliser le pack-office
- Maîtriser les outils numériques et bureautiques
- Savoir rendre compte
- Communiquer à l’écrit et à l’oral de façon claire, concise et précise
- Accueillir divers publics
§ Les savoir-être :
- Plébisciter une attitude optimiste et courtoise
- Être organisé
- Être orienté résultat
- Faire des propositions et prendre des initiatives
- Avoir le sens de la discrétion
- Capacité à trouver des solutions et à résoudre des problèmes complexes
- Faire preuve d'assertivité
- Savoir donner du feedback constructif
- Savoir collaborer
- Être dynamique
- Avoir une appétence pour le numérique
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Issue d’une longue tradition universitaire, l’Université Toulouse Capitole est devenue au premier janvier 2023 un Établissement public expérimental.
Ce nouvel établissement regroupe, à ce jour , les composantes suivantes : Faculté de droit et science politique, Toulouse School of Management, Faculté d'Administration et Communication, Faculté d'informatique, IUT de Rodez, et deux établissements composantes : Toulouse School of Economics et Sciences po Toulouse.
Avec près de 20 000 étudiants, ses 700 enseignants-chercheurs et 600 personnels administratifs contribuent à son rayonnement.
Son ambition : créer un pôle de recherche pluridisciplinaire et international, développer des partenariats locaux et internationaux, promouvoir l’innovation pédagogique et favoriser l’attractivité du site universitaire toulousain.
Descriptif du service
L’Executive Education & Digital University, propulseur innovant de l’UT Capitole a pour objectif de proposer une offre de formation « tout au long de la vie » répondant aux besoins en évolution des entreprises et des administrations de demain. L’offre de formation s’adresse ainsi à toute personne désireuse de s’enrichir de nouvelles compétences par le biais d’un parcours de formation personnalisé et/ou de reprendre des études supérieures afin d’obtenir un diplôme ou une certification lui permettant de sécuriser son employabilité. Composée d’une équipe de 47 agents, l’EEDU compte 6 pôles d’activités dont 3 sont consacrés aux fonctions supports (financier et amélioration continue, digitalisation des formations, communication) et 3 répondants à l'activité métier : pôles ingénierie pédagogique et formation, marketing et commercial, scolarité.
À propos de l'offre
-
Poste de catégorie C
Ouvert aux personnels contractuels uniquement.
Contractuel : Le contrat à durée déterminée de 1 an, de droit public, est à temps complet, renouvelable sous conditions.
Rémunération : 1801 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Techniciens de Recherche et de Formation.)
Date de prise de fonctions : Dès que possibleLa candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 08/12/2024 à la Direction de l’EEDU et à la Direction des Ressources Humaines : caroline.derambure@ut-capitole.fr et utcapitolerecrute@ut-capitole.fr en indiquant le titre du poste dans l’objet.
-
Vacant à partir du 23/12/2024
-
Assistante / Assistant de direction
