Assistant de direction au cabinet de la rectrice déléguée ESRI- IDF (H-F)
Référence : MENJ-01-2025-22738
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Rectorat de Paris
- Localisation : 47 rue des Écoles 75005 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Selon la grille indiciaire des secrétaires administratives de l'éducation nationale € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
1/ Missions principales
- En priorité : gestion des déplacements, visites officielles et manifestations de la rectrice déléguée pour l’ESRI
Le titulaire du poste H/F est prioritairement chargé de réaliser l’ensemble des tâches dévolues à la préparation des dossiers de déplacement ou de visite officielle de la rectrice ainsi que des manifestations dont elle prend l’initiative (colloques, comités de suivi, missions externes, conférences…) :
- Préparation logistique des dossiers (numérique ou imprimés) de la rectrice, en lien avec le directeur de cabinet.
- Préparation des déroulés de déplacements ou de visites officielles.
- Préparation des déroulés techniques des manifestations organisées par la rectrice (ex : conférence territoriale de la vie étudiante).
- Compilation annuelle des dates des événements récurrents du secteur ESRI (ex : fête de la science, JACES, etc.) et suivi des propositions de déplacements associées.
- Interaction avec toutes les parties prenantes de l’organisation des déplacements, visites officielles et manifestations.
- Préparation des listes de participants, des badges et des éléments mis à disposition des participants des manifestations.
- Suivi des itinéraires du chauffeur de la rectrice : transmission de l’agenda au chauffeur, prise de renseignements sur l’accueil, le stationnement, etc.
- Gestion des invitations, des rendez-vous, des réunions et accueil des visiteurs.
- Réservation et préparation des salles de réunions et gestion des prestations associées le cas échéant (informatique, chevalets, etc.).
- Suivi des RVSP et de la participation effective des inscrits (pointage sur liste, notamment).
-Également: prise de notes, rédaction de comptes rendus et compilation de données
Le titulaire du poste participe également à la prise de notes et à l’élaboration de comptes rendus de réunions organisées autour de la rectrice (réunion d’équipe, réunion de cabinet…). Il ou elle assure des missions de compilation de données (ex : reportings demandés par l’administration centrale du ministère par exemple).
Profil recherché
Compétences opérationnelles :
Maîtrise rédactionnelle et communicationnelle. Orthographe et grammaire parfaites exigées. La maîtrise d'une langue étrangère est un plus.
Capacité à prioriser son travail
Une expérience antérieure dans un cabinet ou en administration centrale ou déconcentrée est un atout pour le poste, tout comme une maîtrise basique du protocole républicain.
Compétences comportementales :
Impérativement, capacité à travailler en équipe et en réseau avec les autres secrétariats du rectorat
Ponctualité dans la prise de poste et dans l'exécution des tâches Disponibilité et réactivité
Discrétion et rigueur Organisation et méthode
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Langues
- Français Autonome
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le futur employeur est le rectorat de la région académique Île-de-France.
Le poste est localisé au 7 rue de la Sorbonne 75005 Paris, au sein du pôle « Assistance et secrétariat », lequel est mutualisé entre la rectrice déléguée pour l’enseignement supérieur, la recherche et l’innovation de la région académique d’Île-de-France, le secrétaire général et son adjointe et le directeur de cabinet de la rectrice, le-la titulaire H/F du poste est placé-e sous l’autorité du directeur de cabinet de la rectrice déléguée de la région académique Ile de de France.
À propos de l'offre
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2/ Mission complémentaire : contribution aux autres actions du pôle « Assistance et secrétariat » Selon le temps disponible au regard de ses missions principales, le titulaire H/F du poste vient en soutien de l’équipe pour les autres travaux traditionnellement dévolus aux assistants de direction, notamment : - Suivi et classement du courrier et des parapheurs. - Saisie de données et mise en forme de documents, en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur. - Rédaction de courriers et courriels (et leur transmission). - Réponse aux sollicitations téléphoniques et par courrier électronique, avec filtrage et réacheminement vers les services pertinents. - Gestion des agendas du cabinet et vérification périodique de l’exactitude des renseignements inscrits.
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Travail ponctuel en soirée.
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Assistante / Assistant de direction
