Assistant de direction au cabinet du Maire (h /f) - Sceaux

Pourquoi nous avons besoin de vous ?

Dans le cadre d'un remplacement d'un de nos agents, nous cherchons son ou sa remplaçant(e).
Le poste est situé à l'hôtel de ville, 122 rue Houdan

Avec qui allez-vous travailler ?

L'assistante de direction : Laurence
Et Michael, le Directeur du cabinet du Maire
Quel sera votre environnement de travail ?
Sous l'autorité hiérarchique du directeur de cabinet, l'assistant(e) de direction , sera en lien direct avec le maire, le directeur de cabinet, la direction générale des services et l'ensemble de services de la ville. L'assistant(e) de direction sera également l'interface avec les différentes instances extérieures dont le maire est membre.

Quelles seront vos missions ?
En lien direct avec le maire et/ou le directeur de cabinet, l'assistant(e) de direction sera chargé(e) des missions suivantes :
Assurer la gestion de l'agenda, programmer les rendez-vous et réunions internes et externes à la ville
Rédiger, éditer, envoyer des courriers (excuses, invitations, félicitations, etc) et des notes internes en fonction des éléments transmis par le maire et ou le directeur de cabinet
Organiser la logistique des déplacements du maire dans le cadre de ces missions au sein des instances dont il est membre (AMF, Fedepl, CSFPT, Centre-ville en mouvement, MGP, etc)
Organiser la logistique des réunions en interne et externe de Monsieur le maire.
Accueil téléphonique, la prise de messages et le compte rendu des appels et suivant la demande, assurer le filtrage, l'orientation ou donner l'information.
Prendre en charge la préparation, la rédaction, la relecture de documents et dossiers confidentiels.
Préparer les dossiers en amont des réunions, assister à certaines réunions et rédiger les comptes rendus
Faire la liaison entre toutes les institutions requises
Etre l'interface entre les services et le cabinet du maire pour l'organisation des réunions
Travailler en binôme