Assistant de direction au Secrétariat Général de l'Académie de Paris (F/H)
Référence : MENJ-01-2025-21692
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Rectorat de Paris
- Localisation : 12 Boulevard d'Indochine 75019 PARIS
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Votre salaireContractuels : la rémunération tiendra compte € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
L’assistant(e) de direction travaille sous la responsabilité directe de la Secrétaire générale d’académie en charge de l’enseignement scolaire, en binôme avec une seconde assistante de direction.
Elle ou il travaille en lien étroit avec le secrétariat du Directeur de l’académie de Paris et le secrétariat des Directeurs académiques des services de l’éducation nationale du 1er et du 2nd degrés et le cabinet du Recteur, les divisions et services du rectorat et la région académique.
Elle ou il assiste la Secrétaire générale d’académie et ses adjoints :
- Secrétaire général adjoint chargé du pôle "Ressources Humaines
- Secrétaire général adjoint chargé du pôle programmation scolaire, pilotage et fonctions supports
- Secrétaire générale adjointe chargée du pôle élèves, partenariats et appui aux politiques éducatives
Mission Générale : assurer le secrétariat mutualisé de la Secrétaire Générale et des Secrétaires généraux Adjoints au sein du Secrétariat Général.
Polyvalence sur les 2 postes de Secrétariat
- Tenir, suivre et gérer les agendas prises de rendez-vous
- Assurer l’accueil téléphonique et physique de très nombreux personnels et réorienter éventuellement.
- Assurer le suivi du courrier électronique, postal arrivé/départ : enregistrement – diffusion dans l’optique du déploiement du logiciel Elise de traitement et de suivi du courrier dans l’académie
- Organiser des réunions en liaison avec les divisions et services de l’académie et de la Région académique et différents acteurs institutionnels (Ministère, Ville de Paris, Région-Ile-de-France, Préfecture…)
- Organiser les plannings, collecter les informations, constituer des dossiers dans le cadre de missions, d’audits ou d’enquêtes
- Mettre en place des audiences avec les organisations syndicales
- Assurer le suivi des tableaux de bord internes et le suivi des réponses aux enquêtes ministérielles, au dialogue annuel stratégique de performance de l’académie
- Mettre en forme des courriers, élaborer des tableaux
- Participer au fonctionnement matériel du Secrétariat général (classement, commande de matériel, archivage)
- Secrétaire général adjoint chargé du pôle "Ressources Humaines
- Secrétaire général adjoint chargé du pôle programmation scolaire, pilotage et fonctions supports
- Secrétaire générale adjointe chargée du pôle élèves, partenariats et appui aux politiques éducatives
Profil recherché
Vos compétences principales mises en œuvre
Savoir :
Connaître la structure administrative et le fonctionnement de l’Académie et du Rectorat
Connaître l’environnement institutionnel (ministère, EPLE, région académique).
Savoir situer le niveau de responsabilité des principaux acteurs (MEN, établissements scolaires, organisations syndicales, région académique)
Maîtriser rapidement l’organigramme du rectorat
Savoir-faire :
Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, internet, messagerie électronique)
Etre organisé, méthodique et rigoureux
Savoir communiquer à l’oral et rédiger à l’écrit
Savoir être :
Loyauté/Confidentialité
Grand sens des relations humaines
Qualité d’écoute et de discernement
Maîtrise de soi
Sens du travail en équipe
Réactivité
Capacité d’adaptation
Disponibilité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Langues
- Français Autonome
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L'académie de Paris, c'est une communauté de 34 500 personnels et 300 000 élèves répartis dans 1090 écoles et établissements, au cœur d'un environnement culturel, scientifique et patrimonial unique.
Chaque année, nous recrutons environ 300 enseignants contractuels pour le premier degré (maternelle, élémentaire) et le second degré (collèges, lycées), offrant ainsi des opportunités stimulantes pour celles et ceux qui souhaitent transmettre leur savoir, valoriser les compétences des élèves et être acteurs d'un système éducatif en évolution. Nous proposons également une centaine de postes administratifs et plus de 300 postes d'accompagnants d'élèves en situation de handicap (AESH). Toutes nos offres sont circonscrites dans la ville de Paris.
Que vous soyez un professionnel expérimenté, en reconversion, ou un étudiant cherchant à débuter votre carrière, explorez votre avenir professionnel dans notre académie.
À propos de l'offre
-
Lieu d’affectation : 12, boulevard d’Indochine 75019, au pied du Tram T3b Butte du Chapeau Rouge, à 600 mètres du Métro Porte de Pantin (Ligne 5).
-
Spécificités du Poste / Contraintes / Sujétions
Le Secrétariat du Secrétariat général comprend deux postes. Chacun des postes, au-delà de son champ spécifique, doit s’inscrire en complémentarité pour garantir la continuité du traitement des dossiers.
Il est attendu une capacité de prise d’initiative afin d’alerter, sensibiliser l’équipe du secrétariat général à des contraintes ou enjeux spécifiques.
Le poste est par ailleurs soumis à des contraintes d’organisation liées à l’amplitude horaire que doivent couvrir les deux secrétaires ainsi qu’à des permanences pendant les congés scolaires. L’organisation est concertée au sein du secrétariat général.
Le travail en équipe et les complémentarités sont également indispensables avec les deux autres secrétariats de direction (secrétariat du Directeur de l’académie et secrétariat des Directeurs académiques des services de l’éducation nationale du 1er et du 2nd degrés) afin d’assurer une bonne circulation de l’information et la meilleure fluidité possible dans le fonctionnement.
Compte tenu du positionnement stratégique du poste au sein de l’organisation académique, les principes de confidentialité, de discrétion et de loyauté sont très importants.
-
Assistante / Assistant de direction
