ASSISTANT DE DIRECTION CHARGE DU SECRETARIAT PARTICULIER DU SOUS-PREFET

Votre environnement professionnel :

Activités du service :
Activités d'une sous-préfecture d'arrondissement - arrondissement frontalier et industriel, composé de 55 communes en secteur rural et de moyenne montagne.
Vous êtes en relation avec les élus des collectivités territoriales, les services de la préfecture, les services déconcentrés de l’État et les usagers du service public.

Composition et effectifs du service :
1 sous-préfet(e) - 1 secrétaire général(e) - 1 agent(e) de catégorie A - 2 agent(e)s de catégorie B - 5 agent(e)s de catégorie C, dont 2 techniques.

Liaisons hiérarchiques :
Sous-préfet(e) - secrétaire général(e) A
Liaisons fonctionnelles :
Préfecture et autres services de l'Etat, collectivités territoriales, services de police et de gendarmerie, services sociaux, élus et usagers

Vos activités principales :
 
1- Assure le secrétariat particulier du sous-préfet : préparation du courrier réservé, interventions des élus et des particuliers et rédaction des courriers s’y rapportant, accueil physique et téléphonique secrétariat, tenue de l’agenda du sous-préfet, transmission des dossiers de distinctions honorifiques, protocole et suivi de l’organisation des cérémonies.
 
2 – Assure les fonctions-support de la sous-préfecture : appui pour le suivi des dispositifs de sécurité interne de la sous-préfecture, appui au contrôle de gestion, préparation des devis, organisation et suivi de travaux, suivi de la consommation des fluides ;
3 – Suivi des budgets de fonctionnement de la sous-préfecture et de la résidence du Sous-Préfet : prise de commandes, suivi des crédits des programmes, gestion des cartes de paiement ;
4 – Gestion des archives de la sous-préfecture en lien avec les différents services (versements et destructions).
L’agent assure ses missions dans le respect et la connaissance des engagements fixés par QUALIPREF