Assistant de direction DAF H/F
Référence : 2025-2058287
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Institut National de Recherches Archéologiques Préventives (INRAP)
- Localisation : INRAP siège, 121 rue d'Alésia CS20007, 75685 Paris Cedex 14
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
L’assistant(e) de direction exerce un rôle transversal au sein de la direction. A ce titre, il/elle a une vision transversale du fonctionnement de la direction auquel il/elle concourt directement par son action quotidienne. Pour l’exercice de ses fonctions d’assistanat, l’assistant(e) de direction a des contacts fréquents, à différents échelons de responsabilité, avec l’ensemble des directions et services du siège, avec les directions interrégionales, et les partenaires de l’établissement (institutionnels, fournisseurs, clients, …). L’assistant(e) de direction peut être amené(e) à suppléer le(a) second(e) assistante en son absence. Une parfaite continuité de service sur les sujets devra être assurée entres les deux assistant(e)s
Fonctions
1) Assister les agents de la direction dans le traitement de l’information
- Veiller à la bonne circulation de l’information au sein de la direction et à la bonne application des circuits de validation des dossiers
- Enregistrer, mettre en forme, diffuser, copier les documents reçus ou produits par la direction (notes et courriers divers)
- Constituer des dossiers
- Classer, aux fins d’archivage, les documents et recherche ponctuellement des documents archivés
- Veiller au plan de classement
- Réaliser des comptes rendus de réunion
- Effectuer la saisie, la mise en forme de documents
- Veiller aux conditions d’exercice des missions de la DAF (alerte, suivi des visas, gestion des échéances, relance…)
- Participer à l’élaboration du dispositif de communication de la DAF (interne – externe - intranet)
2) Gérer des dossiers spécifiques
- Assurer la gestion des absences et des congés des agents de la direction
- Gérer les tableaux de bord des demandes adressées à la direction
- Participer à l’organisation des séances du conseil d’administration (ordre du jour, préparation et suivi des dossiers…)
- Traiter les ordres de mission et les réservations (billetterie, hébergement) des agents de la direction
- Suivre la mise à jour du contenu de l’intranet pour ce qui concerne la direction
- Suivre les dossiers de subvention
- Gérer la documentation
- Assurer le suivi des procédures de versement et de communication des documents : versement intermédiaire et aux archives nationales
- Assurer le suivi administratif de tout type de document (gestion des cartes de la flotte automobile, des badges d’accès, des contraventions, dossiers archivés…)
3) Assurer un rôle d’accueil et d’information auprès des interlocuteurs de la direction
- Prendre les rendez-vous, gérer l’agenda électronique du directeur et de son adjoint et organiser les réunions pour la direction et les services de la direction
- Répondre aux demandes d’information de tout interlocuteur
- Gérer les relations entre la direction de l’administration et des finances et les directions interrégionales
- Assurer, en relation avec son binôme, la continuité de fonctionnement de la direction en s’informant et en informant celui-ci de l’état des dossiers en cours
Profil recherché
Niveau de diplôme requis
- DUT ou BTS ou titre ou diplôme français ou étranger au moins équivalent
ou
- Baccalauréat ou diplôme français ou étranger équivalent et 2 années d'expérience professionnelle dans des fonctions similaires
Compétences et expérience requises
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, …)
- Rigueur, sens de l’organisation, méthode
- Esprit d’initiative et autonomie, réactivité
- Aptitude à mener plusieurs tâches de front et capacité à hiérarchiser les tâches
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Qualités relationnelles (capacité d’adaptation, travail en équipe indispensable)
- Bonne expression écrite et orale
Avantages
- 30 jours de congés annuels et 20 jours de RTT
- Mutuelle et prévoyance
- Tickets restaurants
- Carte culture (accès aux musées et monuments nationaux affiliés au Ministère de la Culture)
- Association du personnel (voyages, locations, aides activités culturelles)
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Avec plus de 2.200 collaborateurs et chercheurs, l’Institut national de recherches archéologiques préventives est la plus importante structure de recherche archéologique française et l’une des toutes premières en Europe.
Placé sous la double tutelle du ministère en charge de la Culture et du ministère en charge de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, l’Inrap réalise l’essentiel des diagnostics archéologiques et des fouilles en partenariat avec les aménageurs privés et publics : soit près de 2 000 chantiers par an, en France métropolitaine et dans les départements d’outre-mer.
Les missions de l’institut s’étendent à l’exploitation scientifique des résultats et à la diffusion de la connaissance archéologique auprès du public, actions pouvant prendre la forme de partenariats nationaux comme internationaux.
Doté d’une organisation reposant sur un siège parisien et huit directions interrégionales, il dispose d’un budget de 175 millions d’euros.
À propos de l'offre
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Merci d'envoyer votre candidature (CV+LM) sur notre site de recrutement
Toutes les candidatures qui ne seront pas envoyées via ce lien ne seront pas traitées.
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Vacant à partir du 25/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
