ASSISTANT DE DIRECTION DU CONSERVATOIRE (H/F)

Etablissement d'enseignement artistique, le Conservatoire à Rayonnement Intercommunal Marin Marais des Sables d'Olonne Agglomération réunit une équipe administrative de 5 agents et de 25 enseignants qui dispensent un enseignement vocal, instrumental et théâtral à plus de 650 élèves. Plusieurs types d'apprentissage artistique y sont offerts : une sensibilisation à la pratique musicale et théâtrale en milieu scolaire, un parcours intégré en classes à horaires aménagés, un éveil à la musique ainsi qu'un parcours en cursus diplômant.

Le référent du Pôle Administration du Conservatoire, en plus des missions spécifiques qui lui sont confiées est chargé du bon fonctionnement des services administratifs du Conservatoire qui sont des missions partagées avec les membres du personnel. Il assure l'interface avec l'accueil, la scolarité, l'action culturelle, la communication, l'entretien des bâtiments et le centre de documentation et d'écoute.

MISSIONS :
Gestion administrative
* Gérer le Secrétariat du Directeur, son agenda, l'accueil téléphonique, prendre les RDV
* Organiser et planifier des réunions
* Faire le suivi des dossiers administratifs et du compte rendu hebdomadaire d'activité
* Veiller au calendrier des instances (Conseils communautaires, Commissions Culture...) et suivi des projets de délibérations, de décisions et de conventions (signatures, renouvellements...)
* Administrer les contrats d'embauches des musiciens et des intermittents, des conventions et contrats de cession
* Suivre la gestion du personnel en liaison avec la Direction des Ressources Humaines
* Interfacer avec les services supports Ville et Agglomération (Ressources Humaines, Finances, Services techniques, Informatique, Marchés publics...)
* Gérer des ordres de missions et des frais de déplacement
* Classer et archiver (numérique et physique)
* Piloter et paramétrer le logiciel du Conservatoire
* Gérer les stocks du matériel de bureau et suivi des consommables en fournitures
* Suivre l'entretien du bâtiment en lien avec les services techniques mutualisés
* Accompagner le directeur dans les projets en lien avec l'ensemble des acteurs du conservatoire

Gestion comptable

* Contribuer à l'élaboration et suivi du budget global du Conservatoire
* Régir les recettes et avances (facturation et encaissement des inscriptions élèves)
* Elaborer le suivi juridique et financier de l'ensemble des activités du Conservatoire
* Établir les devis et commandes
* Organiser les manifestations (hébergement, restauration, transport...), en suivant le budget.