Assistant de direction du corps préfectoral (H/F)
Référence : MINT_BA073ATC-112056
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture de la Savoie
- Localisation : Préfecture de la Savoie
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Vos activités principales :
Le pôle secrétariat, intégré au bureau du cabinet, assure conjointement le secrétariat de l'ensemble des membres du corps préfectoral de la préfecture (Préfète, Secrétaire Général, Directeur de cabinet et, sous réserve, stagiaire INSP).
Les tâches sont partagées entre les agents via la fonction de coordination du/de la chef(fe) de pôle et sous l'autorité du chef de bureau du cabinet.
Les trois secrétaires assurent conjointement pour les membres du corps préfectoral :
• l'accueil physique et téléphonique,
• l'assistance administrative, la rédaction de courriers simples et d'invitations (tâches généralistes de secrétariat, frappe, photocopies…),
• la gestion des agendas et la diffusion des agendas aux services (notamment l'agenda de la Préfète),
• la gestion des déplacements (réservations trains et hôtels),
• le filtrage des interlocuteurs,
• la planification des tableaux de permanences (corps préfectoral, chauffeurs, week-end),
• la commande des fournitures,
• la planification, l'organisation et le suivi de réunions occasionnelles et régulières,
• la constitution de dossiers pour le corps préfectoral avec demande de notes aux services,
• la constitution et le suivi de dossiers réservés (évaluations, validation des congés),
• le suivi du courrier du corps préfectoral et des parapheurs (courrier personnel, circulation et enregistrement du courrier réservé au sein du corps préfectoral),
• un appui transversal aux missions du cabinet (notamment en situation de crise, élections, préparation des visites ministérielles).
Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Le bureau du cabinet gère les affaires réservées de la préfète, organise les déplacements des hautes autorités et personnalités, organise les cérémonies officielles et les réceptions, traite les interventions, les médailles et distinctions honorifiques, et assure le suivi de l’actualité politique des grands élus du département.
Les moyens du corps préfectoral (secrétariat, garage et intendance des résidences) lui sont rattachés.
Le bureau du cabinet a également la charge de la lutte contre la radicalisation et le séparatisme, ainsi que la coordination de la sécurité de la préfecture.
Composition et effectifs du service :
- un chef de bureau (A) et une adjointe (A)
- un chargé de mission "lutte contre la radicalisation" (B)
- un agent rédacteur-chargé des cérémonies (C)
- le secrétariat du corps préfectoral (1 B et 2 C)
- l'intendance (5 C)
- 2 chauffeurs (C)
- 1 concierge-veilleur de nuit (C)
Liaisons hiérarchiques :
Chef du bureau du cabinet, directeur de cabinet
Liaisons fonctionnelles :
Relations quotidiennes avec les membres du corps préfectoral
Relations fonctionnelles avec l'ensemble des chefs de service de l'État dans le département
Relations ponctuelles avec des élus et des personnalités du département.
Pour candidater : cf rubrique "informations complémentaires"
Profil recherché
Vos compétences principales mises en œuvre :
- Compétences techniques :
Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique requis
Avoir des compétences en informatique & bureautique : niveau maîtrise requis
Avoir des compétences budgétaires & comptables : niveau initié à acquérir
- Savoir-faire :
Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
Savoir rédiger : niveau maîtrise requis
Savoir prioriser : niveau maîtrise requis
Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
- Savoir-être :
Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis
Savoir communiquer : niveau maîtrise requis
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
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- Durée attendue sur le poste : 3 ans
- Service d'affectation : Bureau du cabinet / pôle secrétariat
- RIFSEEP : 1
- Perspectives : Évolution sur des missions similaires en préfecture de département ou dans d’autres services de l’État.
- Code emploi type RMFP : ADM007A - Assistant(e) de direction
- Contacts :
Anaïs MARTIN, cheffe du pôle secrétariat, 04 79 75 50 02, anais.martin@savoie.gouv.fr
Jérémie DUMAINE, chef du bureau du cabinet, 04 79 75 50 20, jeremie.dumaine@savoie.gouv.fr
Marie WENCKER, directrice de cabinet, 04 79 75 50 11, marie.wencker@savoie.gouv.fr
- Pièces pour candidater :
CV, lettre de motivation et formulaire mobilité et recrutement disponible sur le lien :
https://interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf
- Information logement social :
Les fonctionnaires titulaires dont les ressources permettent de prétendre à un logement social peuvent s'inscrire auprès du Service Logement de la DDETSPP pour demander un logement social réservé aux fonctionnaires à ddetspp-logement@savoie.gouv.fr
Au préalable, une demande de logement social doit être active et enregistrée dans notre département via la plateforme gouvernementale https://www.demande-logement-social.gouv.fr/index
De plus, si votre conjoint est salarié du secteur privé, vous pouvez peut-être bénéficier d’un logement social via Action Logement https://al-in.fr/#/deco -
L'agent exerce ses missions conformément aux engagements de la démarche qualité.
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Le pôle secrétariat doit prendre les initiatives et mesures utiles en temps réel permettant de dispenser le corps préfectoral des contraintes logistiques et des sollicitations multiples afin de lui permettre d’assurer son activité au quotidien.
Discrétion, aisance relationnelle
Disponibilité : l'organisation en pôle repose sur trois plages horaires distinctes, permettant une couverture journalière optimale. Les plages horaires minimales sont alternées entre les agents (8h00-16h30 / 9h00-17h30 / 10h30-19h00). Une présence est assurée de manière continue entre 8h00 et 19h00. Les plages sont adaptées en cas d'absence au sein du pôle (congés ou arrêts maladie) ou d'urgence/imprévu. -
Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), 2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4).
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Vacant à partir du 01/01/2026
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Assistante / Assistant de direction
