Assistant de direction et chargé de l'accueil - INSTITUT SUPERIEUR DES BEAUX ARTS DE BESANCON
Référence : O025241219000341
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Etablissements publics locaux
- Localisation : Besançon
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Participation à l'organisation interne de l'établissement : accueil, logistique, information
Participation à l'administration courante, liée à la pédagogie et aux élections
Suivi des cours publics
Secrétariat de direction
Suivi et organisation technique des déplacements liés aux activités pédagogique, de recherche et à l'international (hors Erasmus)
Accueil téléphonique et physique
Renseigner tout public
Etre l'interlocuteur des différents prestataires (photocopieurs, machine à café, poste, courrier interne, service informatique...)
Traitement et diffusion de l'information (courrier)
Logistique
Organiser le planning des salles, les réservations des salles une fois les créneaux des cours et des expositions inscrits
Gérer les locations pour les organismes extérieurs
Gérer les réservations de voiture
Gérer les commandes de petites fournitures des services administratifs
Accueil de stagiaire extérieurs
Accueil et accompagnement de stagiaires de classe de collège
Pédagogie
Concevoir et délivrer les certificats et attestations liées à l'enseignement supérieur
Encaisser les droits d'inscription (mandataire suppléant du régisseur)
Enregistrer les pièces constitutives du dossier d'inscription et d'un point de vue administratif et comptable
Gérer l'agenda du directeur : organiser les réunions, fixer les rendez-vous
Elections
Organisation des élections des étudiants et personnels de l'établissement aux instances de l'établissement (Conseil d'administration, CPVE, CNESERAC et autres éventuelles)
Pratiques amateures
Coordonner le choix et l'organisation des cours publics, élaborer la plaquette
Organiser le planning des salles pour les cours publics en lien avec le calendrier pédagogique et les événements de l'école
Suivi et organisation technique des déplacements liés aux activités pédagogiques, de recherche et à l'international (hors Erasmus)
Suivi technique, en lien avec le coordinateur ou la coordinatrice du projet, des déplacements des étudiants dans le cadre des projets de recherche, pédagogique et liés à l'international. Suivi des conventions et du remboursement des frais des étudiants
Suivi technique de l'accueil des intervenants extérieurs : réservation des hôtels et/ou des chambres de la résidence
Profil recherché
Formation et qualifications nécessaires :
Maitrise des techniques générales de l'activité de secrétariat.
Connaissance du fonctionnement et de l'environnement des écoles d'art et universitaire
Maîtrise de l'informatique (Word, Excel, Powerpoint, InDesign, Imuse)
Compétences pratiques (savoir-faire) :
Capacité d'adaptation à des progiciels (pédagogie, comptabilité, ...) et l'utilisation des plateformes en ligne (Sécurité sociale, logiciel de réservations de transport, Pôle emploi...)
Rigueur comptable (encaissement droits d'inscription)
Polyvalence et adaptabilité
Sens de l'anticipation et rigueur
Bonne autonomie et sens du relationnel
Intérêt pour les élèves et le domaine artistique
Anglais indispensable
À propos de l'offre
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Temps de travail annuel de 1607h avec 12 semaines de fermeture
Merci d'adresser lettre de motivation et CV par mail à : nathalie.gentilhomme@isba.besancon.fr - Secrétaire Général
et
jerome.borde@isba.besancon.fr - Responsable du service RH/Finances -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 03/03/2025
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Assistante / Assistant de direction
