Assistant de direction et de gestion polyvalent H/F - MAIRIE DE VALENCIENNES
Référence : O059251015000790
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Valenciennes
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
En tant qu'Assistant de direction et de gestion polyvalent et sous la responsabilité de la Directrice Adjointe Service aux Familles, vous prenez en charge l'assistanat de Direction et le suivi Back Office pour la partie Education et Petite enfance, afin de venir en relai, à l?accueil du Guichet Famille.
Assurer l'assistanat de Direction (Directeur et Adjoints au Directeur) :
* Gérer les boîtes mails et les agendas (rendez-vous, réunions...) en décelant et respectant les niveaux de priorité,
* Gérer les réservations de salles, véhicules, matériels
* Organiser les réunions et les déplacements sur le plan logistique,
* Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité auprès des interlocuteurs internes ou externes en veillant à les orienter et en leur apportant l'assistance et les conseils nécessaires,
* Trier et ventiler le courrier entrant et sortant,
* Rédiger les courriers, notes, supports de réunions,
* Rédiger les décisions et délibérations de la Direction,
* Assister, si nécessaire, aux réunions et en rédiger les comptes rendus,
* Coordonner le recueil, la circulation et la bonne diffusion des informations tant en interne qu'en externe,
* Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer,
* Organiser le tri et l'archivage des documents importants y compris l'archivage numérique.
* Assurer la saisie des déclarations dans les logiciels des partenaires financiers notamment SEPIA, ... veille à la transmission des éléments saisis à la direction pour validation avant envoi.
* Prendre le relai sur différentes thématiques en cas d'absence des agents de la DIPS.
Assurer le suivi Back Office pour la partie Education et Petite enfance et venir en relai, à l?accueil du Guichet Famille :
* Accueil physique des administrés : Informer, Orienter et Accompagner les familles dans leurs démarches administratives pour l'ensemble des activités scolaires, périscolaires, extrascolaires.
* Accueil physique, téléphonique (standard du service) et numérique des familles en demande d'une inscription à l'école, aux services périscolaires et extra scolaires et en crèche.
* Accompagner l'administré sur l'ensemble des démarches en ligne : aide à la création d'une adresse mail, présentation et accompagnement à l'utilisation du portail famille, inscription en ligne aux activités, paiement en ligne...
* Procéder aux inscriptions scolaires.
* Mettre à jour du dossier unique numérique, complétude des dossiers.
Profil recherché
* Expérience en gestion administrative
* Connaissance des différentes démarches concernant les activités scolaires.
* Techniques d'accueil et outils de communication (accueil en direct ou téléphonique).
* Bonne expression orale et facilité à reformuler les demandes.
* Organisé et méthodique.
* Neutralité et objectivité face à diverses situations.
* Maitrise de l'outil informatique (Excel, Word, Outlook, City Family...).
* Discrétion et confidentialité.
* Rigueur.
* Capacités rédactionnelles.
À propos de l'offre
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Les candidatures (lettre de motivation - curriculum-vitae) sont à adresser à :
Monsieur le Maire - Direction des Ressources Humaines
Hôtel de Ville -Place d'Armes - B.P. : 90339 59304 VALENCIENNES CEDEX
ou par courriel : emploi@ville-valenciennes.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 17/02/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
