Assistant de direction F/H – Service de la Formation Continue et de l'Apprentissage (SFCA)
Référence : 2024-1784144
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Toulouse Jean Jaurès
Le poste est ouvert au sein de l'université Toulouse 2 - Jean Jaurès, au Service de la Formation Continue et de l'Apprentissage (SFCA) - Localisation : Université Toulouse 2 Jean Jaurès - Campus MIRAIL
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 1855,89 € bruts/mois € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Vous serez amené-e à :
1/ Assurer l’assistanat de la direction du SFCA (RAF et Direction) :
- Saisir concevoir et mettre en forme des documents (courriers, supports de réunion, tableaux)
- Gérer les appels, l’agenda et les déplacements de la direction
- Planifier et mettre en place les réunions
- Organiser les conseils du SFCA : concevoir les documents de travail et préparer tous les documents de référence, procéder aux convocation, prendre des notes, proposer le compte-rendu de la direction
- Gérer les conventions transversales du service : suivi des signatures, instruction, transmission, archivage
- Instruire les dossiers de réponse aux appels d’offres sur les aspects administratifs
2/ Participer à la gestion des RH du SFCA :
- Gérer le suivi des récupérations d’heures supplémentaires et transmettre à la DP BIATSS
- Tenir à jour les dossiers du personnel (contrats, arrêtés)
- Gérer les candidatures spontanées et les dossiers RH des vacataires étudiants du SFCA
3/ Accompagner, coordonner la transformation numérique du SFCA :
- Proposer des améliorations et des innovations pour améliorer les pratiques de gestion
- Participer au recueil des besoins et au choix des outils numériques sur les aspects fonctionnels
- Coordonner et gérer les outils numériques (déploiement, paramétrage, production …)
- Accompagner les utilisateurs, être le référent (FCA, LEA …)
- Produire des supports fonctionnels et assurer une assistance Gérer les projets numériques
Liste non exhaustive
Profil recherché
Savoirs :
- Standards de la formation à distance et des bonnes pratiques en pédagogie numérique
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d’élaboration de documents
- Techniques de communication
- Marchés publics
Savoirs faire :
- Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
Savoir-être :
- Sens de l’organisation
- Curiosité, créativité
- Rigueur/Fiabilité/Discrétion
- Sens relationnel
- Organisation et gestion de projet
- Travail en équipe
Conditions de diplômes : BAC minimum en secrétariat/assistanat de direction
Expérience souhaitée : 1 an minimum sur des missions similaires
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’université de Toulouse - Jean Jaurès est une université d’arts, lettres, langues et sciences humaines et sociales. Elle est pluridisciplinaire puisqu’elle embrasse également de manière innovante le champ des sciences et des technologies, mais aussi du droit, de l’économie et de la gestion.
Membre fondateur de l’Université de Toulouse, l’UT2J déploie ses activités de formation et de recherche à Toulouse (campus du Mirail et centre-ville) ainsi que dans plusieurs départements en Région Occitanie et à l’international (Malaisie).
L’université accueille tous les ans plus de 30 000 étudiant·e·s dans 5 UFR, 2 IUT, 7 instituts et écoles internes et 3 écoles doctorales.
Les ressources humaines de l’université Toulouse - Jean Jaurès sont composées de 1 200 enseignant·e·s et enseignant·e·s-chercheur·e·s et 870 BIATSS, pour une masse salariale de plus de 146 M€.
Le budget de l’établissement s’élève à 190 M€.
L’université compte 230 000 m2 de surfaces bâties. Le campus du Mirail a été reconstruit dans sa quasi-totalité, offrant un environnement de travail optimal.
Descriptif du service
La mission du Service de la Formation Continue et de l’Apprentissage (SFCA) est de coordonner et d’animer pour l’université la mission de formation continue et d’apprentissage déclinée dans toutes ses composantes.
Ce service commun permet, avec l’engagement des équipes pédagogiques, de répondre à l’une des missions de l’université : accompagner tout au long de la vie les actifs vers l’obtention d’un diplôme ou d’une certification pour faciliter leur évolution professionnelle ou leur retour en emploi. Par ailleurs, le développement de l’apprentissage propose une véritable alternative de formation.
Le SFCA accueille plus de 5000 stagiaires et auditeurs par an.
Vous intégrerez une équipe de 32 agents et vous serez rattaché-e hiérarchiquement au Responsable Administratif et Financier et de la Responsable Financière du SFCA.
À propos de l'offre
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Poste ouverts aux titulaires ainsi qu'aux contractuels
Candidater depuis notre site via le lien présent sur l'offre suivante
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Vacant à partir du 18/12/2024
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Assistante / Assistant de direction
