Assistant de Direction F/H

L'Assistante ou l'assistant de direction sera rattaché.e à l'attachée de direction de la direction générale des services, au sein d'une équipe de trois personnes.

Secrétariat et assistanat :

• Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels, prise de messages, transmission des demandes, réorientation de mails, pause-café des invités)
• Gestion du courrier arrivée : tri, réorientation, enregistrement.
• Gestion des parapheurs
• Organisation matérielle des réunions internes et externes, déplacements de la DGS, des DGS Adjoints et des agents rattachés à la DGS : réservations transport, hébergement et restauration, réservation de salles, commandes, lien avec la DEPIL pour tous les événements organisés par la Direction Générale.
• Organisation de réunions et rdv en mode distanciel (maîtrise des outils de visioconférence : Skype ; ZOOM etc.) ;
• Gestion des aspects logistiques du service : fournitures, matériel, demandes auprès de la DEPIL et de la DOSI…
• Gestion et suivi des opérations de dépenses et des ordres de mission : gestionnaire polyvalent SIFAC : établissement des bons de commandes etc.
• Gestion de l’archivage, matériel et numérique des documents de la DGS (dossiers ; courriers ; notes etc.)
• Gestion de la documentation (mise à jour des espaces partagés, méthode de classement, archivage…)
• Élaborer et mettre à jour un ensemble d’outils cadres de l’activité (répertoires, organigrammes, calendrier, listes de diffusion)
• Assurer le support bureautique de la direction (fonctionnalités outlook, amubox, …)
• Gérer les agendas
• Préparer les fonds de dossier nécessaires aux réunions
• Rédiger et mettre en forme des documents associés aux dossiers en cours (rapports, comptes rendus, présentations, …)
• Gérer l’archivage physique et numérique associé à l’activité
• Gérer le process de signature électronique