Assistant de direction F/H
Référence : 2025-1815462
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : 29 avenue Robert SCHUMAN - 13100 Aix en Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 22695,48 € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité de la Responsable Administrative d'ALLSH, l’assistante de direction incarne pleinement les valeurs du service public en assurant des missions essentielles au bon fonctionnement de la faculté et au bien-être de ses usagers. Elle accueille, informe et oriente étudiants, enseignants, personnels et visiteurs, offrant à chacun une écoute attentive et une réponse adaptée à ses besoins. En gérant les agendas de la direction administrative avec discernement, elle garantit une organisation optimale, contribuant ainsi à la fluidité des décisions et des actions.
Son rôle dépasse la simple gestion administrative : en organisant et coordonnant les réunions, elle facilite le dialogue et le travail collectif, indispensables à la mission d’enseignement et de recherche. La gestion des contrats étudiants, de la publication à la mise en paiement, illustre son engagement à soutenir les jeunes talents et à valoriser leur contribution à la vie universitaire. En parallèle, elle veille à la bonne utilisation des ressources publiques, en supervisant les commandes, les fournitures, ou encore les demandes d’occupation des locaux dans le respect des règles de sécurité et du dispositif Vigipirate.
En rédigeant des courriers, diffusant des informations stratégiques ou mettant à jour les bases de données, elle joue un rôle de relais indispensable pour les équipes pédagogiques et administratives. Elle contribue également à la réussite des événements initiés par la faculté, renforçant le lien entre l’université et ses partenaires.
À travers ses missions variées, son sens de l’organisation et sa disponibilité, l’assistante de direction incarne l’esprit du service public, mettant son savoir-faire et son engagement au service de la communauté universitaire et de ses enjeux.
Profil recherché
Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et avez un sens aigu du service public ? Ce poste est fait pour vous ! Nous recherchons une personne dotée de solides compétences techniques et relationnelles, capable de contribuer activement au bon fonctionnement de notre structure.
Vous maîtrisez les techniques d’accueil, de communication et de secrétariat, ainsi que la rédaction de documents administratifs (courriers, PV, notes de service). À l’aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, etc.), vous savez gérer efficacement les systèmes de classement et connaissez les règles d’organisation propres à une université et au service public.
Polyvalent(e) et réactif(ve), vous êtes capable de traiter des dossiers variés dans une même journée, tout en priorisant vos tâches pour respecter les échéances. Votre autonomie, votre capacité à prendre des initiatives et votre adaptabilité vous permettent de relever les défis d’un environnement professionnel en constante évolution.
Côté savoir-être, votre sens de la diplomatie, vos aptitudes relationnelles et votre discrétion font de vous un(e) collaborateur(trice) de confiance. Vous aimez travailler en équipe tout en sachant organiser et planifier vos activités avec précision.
Vous souhaitez mettre vos compétences et votre sens de l’organisation au service d’une université innovante ? Postulez dès maintenant et rejoignez une structure où chaque talent compte !
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
AMU fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
AMU recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk
Descriptif du service
L’UFR Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines (ALLSH), avec ses 16 000 étudiants, 26 départements et 16 laboratoires, illustre cette mission en associant innovation, recherche et formation. Forte d’un esprit d’équipe, l’administration et les équipes pédagogiques travaillent chaque jour pour offrir un environnement inclusif, humain et propice à l’épanouissement de chacun, que ce soit les étudiants, les enseignants ou les personnels.
Intégrer AMU et ALLSH, c’est rejoindre une structure à taille humaine au cœur d’un projet universitaire d’avenir.
À propos de l'offre
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Le secrétariat de direction implique une permanence tout au long de l’année, avec des contraintes de calendrier en termes de dates de prise de congés, notamment en été. Une amplitude horaire journalière large devant également être assurée, les horaires peuvent s’avérer décalés par rapport aux horaires de bureau classiques.
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Vacant à partir du 04/11/2024
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Assistante / Assistant de direction
