Assistant de direction (f/h) Vie Etudiante

Au sein de la DVE, vous serez en appui de la direction vie étudiante pour le suivi administratif courant des projets et inhérents à la politique de vie étudiante mise en œuvre par la gestion et le suivi des conventions de partenariats ou reversement.

Activités principales :

Gestion des instances vie étudiante :

• Préparer les ordres du jour, les convocations, les procurations et les feuilles d’émargement.
• Coordonner les interventions des personnes en charge de la présentation d’un point à l’ordre du jour.
• Recueillir les documents et préparer la transmission en amont des réunions.
• Créer et mettre en forme le document de présentation générale.
• Gérer la logistique (réservation de salle, équipement).
• Assister aux séances et rédiger le relevé de décisions / délibérations
• Communiquer les éléments à la DAJI et les publier sur l’intranet.
• Recenser les différentes actions à mener suite aux séances en lien avec la DVE et/ou directions concernées.
• Gérer les changements de composition de la commission, rédiger les courriers aux élus (perte/gain de siège).
• Organiser les commissions thématiques de la (commission initiatives, groupes de travail…).
• Recenser les points à inscrire à l’ordre du jour du Directoire ou Conseil d’Administration en lien avec les Vices présidentes auprès du cabinet de la présidence.
• Recueillir les documents et assurer la remontée auprès de la Direction de l’Appui Juridique et Institutionnel (DAJI).
• Créer, mettre à jour et diffuser le calendrier de la CVE auprès de la DAJI.

Secrétariat des vice-présidences :

• Recueillir les sollicitations et organiser les rendez-vous.
• Gérer les adresses génériques.
• Suivre les agendas et disponibilités des vices présidentes.
• Organiser leur présence ou la représentation de l’établissement en lien avec le cabinet de la présidence.
• Réceptionner et rediriger le courrier.
• Rédiger et mettre en forme le courrier.
• Gérer les déplacements.
• Gestion administrative (gestion des signatures via les parapheurs, gestion des conventions, des calendriers partagés, listes de diffusion, classement et archivage, activités transversales pour la direction).
• Apporter un soutien logistique lors d’évènements.
• Assurer l'information interne et externe de la Direction (messagerie, appels téléphoniques...).

Rémunération :

A partir de 1835€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.

Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 400 €.