ASSISTANT DE DIRECTION H-F

La direction de la mémoire, de la culture et des archive (DMCA) a trois domaines de compétence : la politique éducative et de mémoire, la politique culturelle, les archives et les bibliothèques. Collaborateur direct du directeur et de l’adjoint au directeur et placé sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe de cabinet et du bureau du soutien à la direction (BSD), le titulaire du poste est chargé des travaux dévolus à un secrétariat de haute autorité : mise en forme de documents, enregistrement et suivi des parapheurs, suivi et classement de courriers.
Il contribue à la tenue et à la fiabilité de l'agenda du directeur et de son adjoint, prépare et anticipe les missions et les représentations de la direction auprès des divers interlocuteurs. Il gère l'accueil physique des visiteurs et l'accueil téléphonique, participe à l'organisation matérielle des réunions et des déplacements à l'initiative du directeur, de son adjoint et prépare les dossiers sous l’autorité de la cheffe de cabinet.
La fonction est organisée en binôme, il travaillera en étroite collaboration avec une seconde assistante. Il s’agit d’un poste important pour le bon fonctionnement de la direction, l’assistant du directeur doit montrer de solides qualités relationnelles, de méthodologie, d’initiative, d’autonomie, et disponibilité. La discrétion est une qualité primordiale. La confiance de la hiérarchie sera un impératif. Enfin, il assure l’intérim de la secrétaire chargée du courrier sur ses missions.
Réceptionner, organiser, enregistrer et présenter les parapheurs soumis au visa ou signature
Faciliter les missions du directeur et de l'équipe de direction
Gérer les agendas du directeur et de son adjoint
Assurer la permanence des contacts intérieurs et extérieurs et l'accueil des visiteurs
Participer à l'organisation des rendez-vous : réservation salle, commande prestation Opale
Filtrer les appels avec précision, organiser les réunions en lien avec les cabinets et directions
Archivage
Participer aux travaux d’équipe du BSD (activités de cohésion)
Rédaction de documents
Gérer le déplacement du directeur avec le chauffeur + préparation des OM sur Chorus-dt
Assurer le suivi, l’enregistrement et envoi des courriers et parapheurs en lien avec la secrétaire du BSD
Préparer les états de remboursement des frais du directeur