Assistant de direction (h/f) - Aulnay-sous-Bois

Les missions générales du poste d'Assistante de Direction s'articulent autour de pôles d'intervention : La communication, l'organisation, la documentation.

* Assurer les missions d'accueil et de secrétariat de la direction du contrôle de l'urbanisme et de la prévention des risques sanitaires et bâtimentaires.

* Gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses provenant des agents de la direction, des services avec lesquels la direction est amenée à travailler, échanger ou du responsable hiérarchique

3 - MISSIONS
1. Accueillir téléphoniquement et physiquement des administrés et les institutions en lien avec la direction :
- Assurer le pré-accueil des pétitionnaires, identifier leur demande.
- Traiter les contacts des agents de la direction : gestion du planning, filtrage des interlocuteurs ; transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes.

2.Répondre aux demandes générales physiques ou téléphoniques concernant :
- La situation au regard des règles en matière de santé, de salubrité et de sécurité publiques ainsi que la communication des documents afférents.
- Les renseignements relatifs aux missions régaliennes de la direction notamment en hygiène de l'habitat.
- La communication des certificats d'hygiène délivrés dans le cadre d'une vente d'un bien privé sur la ville.
3.Assurer l'alimentation des fournitures spécifiques à la direction et des documents en libre accès à l'accueil de la direction notamment :
- La fiche de signalement en hygiène de l'habitat annexée des numéros utiles et du déroulement de la procédure administrative
- La liste des documents à fournir dans le cadre du permis de louer (APML et DML)
4.Assurer le suivi administratif des dossiers de la direction ; notamment :
- Réceptionner le courrier et l'ensemble des pièces relatives aux dossiers en cours en hygiène de l'habitat et dans le cadre de contrôles en hygiène alimentaire d'un établissement.
- Mettre sous dossiers les diverses demandes et gérer le classement de ces dossiers et veiller à leur archivage, le cas échéant.
- Saisir l'ensemble des données relatives aux insalubrités et périls
- Suivre les transmissions de parapheurs pour signature aux élus
5.Assurer le suivi administratif des missions de la direction, notamment :
- Mettre en forme des supports de réunions conçus par la directrice.
- Établir des comptes-rendus de réunion et des relevés de décision sur la base de prise de notes de la directrice
- Traiter, exploiter, suivre une partie des informations de la direction (correspondance courante, affaires spécifiques (contrats ponctuels et marché), tenir à jour plusieurs fichiers).