Assistant de direction (h/f) - Aulnay-sous-Bois
Référence : O093250205000084
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Aulnay-sous-Bois
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Assurer les missions d'accueil et de secrétariat de la direction du contrôle de l'urbanisme et de la prévention des risques sanitaires et bâtimentaires.
Gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses provenant des agents de la direction, des services avec lesquels la direction est amenée à travailler, échanger ou du responsable hiérarchique
1. Accueillir téléphoniquement et physiquement des administrés et les institutions en lien avec la direction :
- Assurer le pré-accueil des pétitionnaires, identifier leur demande.
- Traiter les contacts des agents de la direction : gestion du planning, filtrage des interlocuteurs ;
transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes.
2.Répondre aux demandes générales physiques ou téléphoniques concernant :
- La situation au regard des règles en matière de santé, de salubrité et de sécurité publiques ainsi que la communication des documents afférents.
- Les renseignements relatifs aux missions régaliennes de la direction notamment en hygiène de l'habitat.
- La communication des certificats d'hygiène délivrés dans le cadre d'une vente d'un bien privé sur la ville.
3.Assurer l'alimentation des fournitures spécifiques à la direction et des documents en libre accès à l'accueil de la direction notamment :
- La fiche de signalement en hygiène de l'habitat annexée des numéros utiles et du déroulement de la procédure administrative
- La liste des documents à fournir dans le cadre du permis de louer (APML et DML) et du permis de diviser sans autorisation d'urbanisme
4.Assurer le suivi administratif des dossiers de la direction ; notamment :
- Réceptionner le courrier et l'ensemble des pièces relatives aux dossiers en cours en hygiène de
l'habitat (SCHS et police de l'urbanisme) et dans le cadre de contrôles en hygiène alimentaire d'un
établissement.
- Mettre sous dossiers les diverses demandes et gérer le classement de ces dossiers et veiller à leur
archivage, le cas échéant.
- Saisir l'ensemble des données relatives aux contentieux de l'urbanisme, aux insalubrités et périls
- Suivre les transmissions de parapheurs pour signature aux élus
5.Assurer le suivi administratif des missions de la direction, notamment :
- Mettre en forme des supports de réunions conçus par la directrice.
- Établir des comptes-rendus de réunion et des relevés de décision sur la base de prise de notes de la directrice
- Traiter, exploiter, suivre une partie des informations de la direction (correspondance courante,affaires spécifiques (contrats ponctuels et marché), tenir à jour plusieurs fichiers)
Profil recherché
Compétences techniques :
* Maîtriser les bases du secrétariat ;
* Maîtriser les bases de la gestion financière et du logiciel métier ;
* Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants
(traitement de texte, tableur et base de données) ;
* Utiliser l'outil informatique (Word, Excel) ;
* Savoir gérer un classement ;
* Travailler en équipe et assurer les transmissions selon les consignes et les procédures définies ;
* Mettre en forme des dossiers, maîtriser les méthodes de prise de notes ;
* S'exprimer correctement oralement et par écrit selon les règles de grammaire, de syntaxe et d'orthographe, restituer et transmettre l'information orale et écrite sous forme de synthèse ;
* Savoir traiter les demandes des collaborateurs, des partenaires, et des services en identifiant les besoins et attentes pertinents
Gérer la confidentialité des informations et des données ;
* Connaître le domaine d'intervention du service et les missions ;
* Connaître les particularités techniques et réglementaires des domaines de l'urbanisme, la salubrité,
la santé et la sécurité publiques.
Compétences :
Relationnelles :
* Civilité, politesse et courtoisie.
* Sens de l'écoute et de la reformulation.
* Diplomatie.
* Discrétion.
D'organisation :
* Rigueur, organisation et méthode.
* Disponibilité vis- à- vis du directeur auprès duquel vous travaillez
D'adaptation:
* Autonomie et initiative dans la mise en ½uvre du travail.
Qualités humaines :
* Ouverture d'esprit.
* Sens relationnel et du contact.
* Capacité d'adaptation et flexibilité.
* Dynamisme.
* Réactivité.
Qui sommes-nous ?
Troisième ville du département de la Seine-Saint-Denis, Aulnay-sous-Bois compte environ 86 969 habitants. Située à 15 minutes de Paris, Aulnay-sous-Bois est une ville dynamique et urbaine du nord-est parisien.
À propos de l'offre
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Une candidature motivée, accompagnée d'un curriculum vitae, doit être adressée à Monsieur le Maire, à l'adresse suivante : drh-recrutement@aulnay-sous-bois.com
Monsieur le Maire
Mairie, 16 bd Félix Faure - BP 56
93602 AULNAY SOUS BOIS CEDEX
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 06/04/2025
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Assistante / Assistant de direction
