Assistant de Direction (H/F) - CCAS DE JARVILLE-LA-MALGRANGE
Référence : O054251117000880
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Centres communaux d'Action Sociale
- Localisation : Jarville-la-Malgrange
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Rattaché à la Directrice du CCAS, l'assistant administratif assure la gestion administrative de l'établissement public.
1. ASSISTER ET SOUTENIR LE/LA DIRECTEUR-TRICE DANS LES TRAVAUX ADMINISTRATIFS DU SERVICE
- Organiser des réunions (préparation, élaboration de support de présentation...)
- Prise de notes, rédaction du compte rendu et transmission aux participants
- Elaborer des écrits : Notes, comptes rendus, documents de synthèse/d'analyse, tableaux comparatifs et/ou de statistiques...
- Rédiger et/ou mettre en forme les conventions, les contrats de prestation de services annexé-e-s aux décisions
- Rédiger des courriers de réponse aux demandes des administrés
- Assurer la gestion du courrier : envoi, réception, diffusion, suivi
2. PREPARER ET SUIVRE L'ORGANISATION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION ET DE LA COMMISSION PERMANENTE
- Préparer les instances (délibération, pièce jointe, convocation, dossier de présentation, envoi des invitations et des dossiers)
- Rédiger les procès-verbaux, courriers
- Réaliser le suivi administratif et financier (vérification des factures)
- Mettre à jour les tableaux de suivi
- Suivre les instances et élaborer le-s registre-s
3. PARTICIPER AU SUIVI BUDGETAIRE DU SERVICE
- Faire des demandes de devis, établir les bons de commande
- Valider les factures
- Créer et/ou suivre les tableaux de bord, les tableaux de facturation
- Etre un soutien pour l'élaboration du budget
4. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE CERTAINS DOSSIERS
4.1 Axe logement :
- Lien avec les bailleurs sociaux, suivi des Commissions d'Attribution Logement, mise à jour des tableaux de suivi
- Prise en charge des situations particulières/urgentes de relogement, élaboration des rapports de situation, recherche de solutions...
4.2. Domiciliation :
- Instruction du dossier de demande, entretien avec les usagers, rédaction du rapport d'évaluation de la situation
4.3. Club senior : Mise en place et suivi de manifestations/actions
- Recherche de prestataires/partenaires, prise de contact
- Gestion de l'organisation globale des projets (rencontres partenariales/réunion de préparation, diffusion, chek-list, courriers, évaluation)
- Valorisation des actions menées (lien avec le service communication)
4.4. Référent au sein du service :
- Programme " Services Publics + " - Parapheur électronique
- Gestion de l'adresse mail générique du CCAS (binôme avec la Directrice)
4.5. Tri, classement, archivage des documents et des dossiers confiés
5. CONTINUITE DE SERVICE EN CAS D'ABSENCE DE L'AGENT D'ACCUEIL
Profil recherché
Savoirs
1. Bonne connaissance des outils bureautiques
2. Maîtrise des techniques rédactionnelles
3. Posséder des compétences rédactionnelles (bonne connaissance des règles de grammaire et d'orthographe)
4. Connaissances de l'environnement de la Collectivité/établissement et les acteurs du territoire (institutionnels, associatifs)
5. Maîtrise des dispositifs et des procédures d'aide sociale
6. Connaissances des techniques d'accueil des usagers
Savoirs faire
1. Maîtrise des techniques de secrétariat
2. Respect de la charte graphique
4. Création d'outils pour le suivi des dossiers et le suivi budgétaire
5. Saisie et mise à jour des tableaux de suivi administratif et budgétaire de l'activité du service
6. Capacités à utiliser le standard téléphonique et l'agenda
Savoirs être
1. Appréhender le caractère d'urgence des situations ainsi que des informations à transmettre, être réactif.
2. Bonne adaptabilité, autonomie et capacité à organiser son temps de travail.
3. Respect de la confidentialité, du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle.
4.Bonne expression écrite et orale.
5. Sens du service public.
6. Savoir gérer des publics difficiles
7. Capacités à travailler en équipe
8. Connaissance des missions du service
À propos de l'offre
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CV et Lette de motivation à l'attention de Monsieur le Président du CCAS
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/02/2026
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Assistante / Assistant de direction
