Assistant de Direction (h/f) - Commune de Nice

Au sein de la Direction de la Famille, les services Admissions et Relation aux Usagers assurent la création, la gestion et le développement quantitatif et qualitatif des différents modes d’accueil de la Petite Enfance, le développement des partenariats avec le tissu associatif et privé, la conduite d’actions de prévention et de promotion de la santé, ainsi que la création, la gestion et le développement de services d’information et de proximité liés aux modes d’accueil en faveur des familles.

Vous serez en charge de l’organisation et de la réalisation des tâches de secrétariat du directeur, d’assurer un secrétariat polyvalent, de conseiller et de répondre aux usagers, aux services et aux partenaires extérieurs, ainsi que de participer aux actions de communication de la Direction.

Vos missions principales :
* L'accueil et l'organisation :
- Vous accueillerez physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs ;
- Vous gérerez l’agenda du Directeur : rendez-vous et réunions ;
- Vous organiserez logiquement les réunions : réservation de salle, convocation, etc. ;
- Vous consulterez, saisirez et éditerez les messages pour le compte du Directeur ;
- Vous rédigerez et diffuserez les ordres du jour et comptes-rendus de réunions ;
- Vous organiserez les déplacements et les événements ;
- Vous répondrez aux sollicitations du secrétariat de l’Élu / DGA / DGS ou autres services.

* La gestion administrative :
- Vous préparerez les fonds de dossiers et mettrez à jour les annuaires, les procédures et les documents ressources ;
- Vous assurerez le suivi administratif des délibérations et décisions municipales ;
- Vous gérerez les courriers liés aux subventions et aux conventions ;
- Vous archiverez les documents et les dossiers ;
- Vous assisterez dans la mise en place de projets transversaux et tiendrez les outils de suivi d’activité ;
- Vous gérerez le courrier via le logiciel Elise et les boîtes génériques : veille quotidienne, rédaction des accusés de réception et réponses ;
- Vous gérerez les parapheurs et les circuits de signatures dématérialisés (Twist et DEMAT) ;
- Vous rédigerez et mettrez en forme des documents ;
- Vous apporterez un soutien dans l’utilisation d’Oxyad.

* Le conseil et les relations aux usagers :
- Vous ferez le lien avec les autres services concernés ;
- Vous rechercherez des éléments de réponse pertinents ;
- Vous conseillerez et accompagnerez des familles dans leur recherche d’un mode d’accueil petite enfance ;
- Vous apporterez un conseil personnalisé pour les situations particulières.