Assistant de direction (h/f) - Métropole Nice Côte d'Azur
Référence : O006241108000124
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Nice
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La Direction du Protocole a pour mission d'organiser et de veiller au bon déroulement des événements internationaux, nationaux et locaux auxquels participent la Ville de Nice et la Métropole Nice Côte d'Azur.
Vos missions principales seront :
Soutien et coordination des dossiers suivis par le Directeur ou directeur adjoint du protocole :
- Constitution et suivi de dossiers de ses supérieurs ;
- Collecte d'informations et diffusion transversales ;
- Gestion des retours d'informations concernant les dossiers ;
- Harmonisation des dossiers ;
- Mise à jour, suivi quotidien et diffusion de l'agenda des chefs de projets ;
- Coordination et gestion de l'accueil sur site lors de manifestions de grande envergure ;
- Encadrement et coordination des phonings ;
- Coordination de projets et missions confiés par la direction.
Tenue de l'agenda du Directeur et du Directeur adjoint :
- Organisation de réunions et de rendez-vous (internes ou externes) ;
- Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités ;
- Organiser les sorties de terrain ou rendez-vous extérieurs (réservations salles, chauffeurs, véhicules...) ;
- Tenue de l'agenda électronique de son supérieur.
Accueil direct et téléphonique :
- Accueil, filtrage et orientation des communications et des personnes ;
- Prise de messages et délivrance de renseignements sur l'état d'avancement des dossiers ;
- Constitution et mise à jour des contacts téléphoniques du Directeur.
Gestion des vacataires :
- Elaboration et suivi des contrats en lien avec le service RH ;
- Convocation des vacataires par téléphone avec confirmation par mail ;
- Rémunération des vacataires en lien avec le service RH.
Gestion du personnel / Correspondant RH :
- Gestion des congés et absences ;
- Conduite d'entretiens d'évaluation ;
- Recensement des besoins en formation ;
- Assistance et conseils aux agents ;
- Suivi des dossiers du personnel du service.
Correspondant comptabilité :
- Suivi des bons de commande et devis ;
- Suivi du budget ;
- Point d'entrée du service comptabilité.
Mise en forme de documents :
- Etablissement de tableaux Excel, Word, Power Point.
Profil recherché
Ce poste s'adresse à un agent de catégorie B de la filière administrative.
Compétences nécessaires :
- Connaître les compétences de la collectivité et également celles des institutions externes et des partenaires ;
- Maîtriser les procédures administratives associées à la fonction ;
- Veiller au respect des délais et des procédures ;
- Distinguer l'urgent et l'important et hiérarchiser ainsi les priorités ;
- Recueillir, vérifier et organiser des données avec rigueur selon des procédures définies ;
- Maîtriser l'orthographe, la syntaxe et la grammaire ;
- Mémoriser des informations de manière à traiter efficacement une demande / un dossier et les transmettre correctement ;
- Maîtriser l'utilisation de logiciels standards et/ou métier ;
- Adapter sa communication en fonction de la nature ou de l'importance des sollicitations et de la qualité des interlocuteurs ;
- Connaître et exploiter un mode de classement préalablement défini.
Qui sommes-nous ?
La Métropole Nice Côte d'Azur, première métropole de France, regroupe 51 communes et 550 000 habitants pour constituer un seul et même bassin de vie entre la méditerranée et les sommets du Mercantour. Enrichie par la diversité de son patrimoine, la Métropole Nice Côte d'Azur est un territoire dynamique et attractif. La Métropole Nice Côte d'Azur est désormais l'un des principaux acteurs de l'action publique sur le territoire en partenariat étroit avec chacune de ses communes-membres.
À propos de l'offre
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Vous retrouverez sur notre site internet https://recrutement.nicecotedazur.org ainsi que sur chaque site web de nos entités une présentation complète de notre activité, de nos projets et de l'ensemble des postes à pourvoir. Pour postuler, inscrivez-vous sur notre site avec votre lettre de motivation et votre CV, à l'attention de :
Monsieur le Président -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Assistante / Assistant de direction
